Для компанії, основною діяльністю якої є IT-сервіс та дистрибуція, управління бізнес-процесами часто вимагає складного жонглювання між різними, не пов’язаними між собою платформами. У ситуаціях, коли команда продажів працює в одній системі, склад — в іншій, інтернет-магазин функціонує повністю відокремлено, а заявки на IT-сервіс реєструються ще деінде, виникає значна фрагментація даних. Це призводить до непотрібного дублювання інформації, значно ускладнює отримання загальної картини діяльності компанії та в довгостроковій перспективі уповільнює швидкість обслуговування клієнтів.
SPX — це компанія, повсякденна робота якої включає як дистрибуцію IT-обладнання для широкого кола клієнтів, так і забезпечення IT-сервісу повного циклу. Щоб оптимізувати та впорядкувати внутрішні процеси, а також створити стабільну та єдину основу для подальшого зростання бізнесу, компанія прийняла рішення об’єднати свою IT-інфраструктуру, перейшовши на єдину інтегровану систему управління бізнесом. Як багаторічний латвійський IT-партнер (з 2008 року) із глибоким досвідом впровадження Odoo ERP, складних інтеграцій та підтримки інфраструктури, Lailio став партнером SPX у реалізації цієї масштабної трансформації.
Архітектура рішення
Головною метою проєкту було створення централізованого середовища даних, у якому кожен бізнес-запис існує лише в одному примірнику і доступний у режимі реального часу всім залученим відділам компанії. Архітектура рішення була цілеспрямовано побудована на платформі Odoo ERP, яка здатна повністю покрити всі бізнес-потреби SPX — від найпершого контакту з клієнтом до доставки товару, виставлення рахунку та післяпродажного технічного обслуговування.
Замість того, щоб підтримувати дорогу, повільну та складну мережу інтеграцій між різними програмами, архітектура була максимально спрощена шляхом перенесення всіх основних процесів у модулі Odoo. Це означає, що клієнтська база даних, каталог товарів, складські залишки та фінансова інформація знаходяться в одному місці. Така структура знижує щоденні витрати на обслуговування та повністю виключає помилки синхронізації даних. Ця архітектура готова як до розширення компанії, так і до підвищених навантажень.
Міграція CRM із Salesforce
Раніше процеси продажу та управління відносинами з клієнтами в SPX були організовані в середовищі Salesforce. Хоча це, безсумнівно, потужна система, підтримувати її повністю ізольовано від платформи електронної комерції та обліку складських залишків було неефективно. У рамках впровадження Odoo було здійснено повну міграцію CRM із Salesforce на модулі Odoo CRM.
Процес міграції включав перенесення клієнтських даних, контактів, історії комунікацій та всіх активних угод, що забезпечило повну безперервність роботи команди продажів. Інтеграція Odoo CRM з іншими модулями системи означає, що тепер спеціаліст із продажів прямо з картки клієнта може миттєво перевірити наявність товарів на складі, сформувати пропозицію, застосувати специфічні знижки B2B та побачити всі попередні взаємодії. Це також охоплює заявки до служби технічної підтримки та покупки в електронній комерції, що суттєво пришвидшує прийняття рішень та робить підготовку пропозицій набагато плавнішою.
Електронна комерція: від Magento до Odoo
Паралельно з міграцією CRM, важливою та стратегічною складовою проєкту була зміна платформи електронної комерції. Раніше SPX використовувала інтернет-магазин Magento, безперервна синхронізація якого з обліковими системами вимагала зайвих додаткових ресурсів. Міграція з Magento на Odoo eCommerce дозволила перетворити інтернет-магазин компанії на природну та повноцінну частину системи ERP.
Тепер Odoo eCommerce використовує той самий єдиний каталог товарів і ту саму клієнтську базу даних, що й команда прямих та B2B продажів. Якщо на складі змінюється залишок товару або базова ціна, це одразу, без затримок відображається в інтернет-магазині. Це означає, що повністю зникає ризик продати клієнту товар, якого насправді вже немає на складі. Крім того, зареєстровані B2B-клієнти, заходячи в інтернет-магазин під своїм профілем, автоматично бачать свої індивідуальні договірні ціни й можуть дуже зручно переглядати історію своїх попередніх замовлень, а також завантажувати рахунки.
Платежі та доставка
Щоб забезпечити повноцінний та сучасний досвід електронної комерції, а також автоматизувати обробку замовлень на складі, у систему було вбудовано кілька важливих інтеграцій.
- Інтеграція Decta: Щоб забезпечити безпечні, швидкі та надійні онлайн-розрахунки, в інтернет-магазин Odoo було інтегровано платіжну систему Decta. Це дозволяє клієнтам зручно оплачувати покупки платіжними картками одразу під час оформлення замовлення.
- Інтеграції кур’єрських служб: Для автоматизації процесів логістики та доставки було створено прямі з’єднання з провідними мережами доставки: Omniva, Latvijas Pasts, DPD, Unisend та Venipak.
Ці кур’єрські інтеграції дозволяють клієнтам вибирати найзручніший спосіб доставки прямо в кошику, а працівникам складу SPX — автоматично генерувати транспортні накладні безпосередньо із системи Odoo. Таким чином усувається будь-яка необхідність вручну переписувати дані на порталах кур’єрських служб.
IT-сервіс та дистрибуція в одній системі
Бізнес IT-сервісу та дистрибуції має дуже специфічні й високі вимоги щодо відстежуваності товарів та післяпродажної підтримки. Архітектура модулів Odoo чудово дозволяє об’єднати ці аспекти в одній екосистемі, впровадивши такі функції:
- Продажі та пропозиції: Швидка та зручна підготовка комерційних пропозицій.
- Ціни B2B та B2C: Підтримка складних прайс-листів і матриць знижок для різних сегментів клієнтів.
- Склад і запаси із серійними номерами: Повна відстежуваність вхідних та вихідних товарів за серійними номерами, що критично важливо для забезпечення гарантії на IT-обладнання.
- Закупівлі у постачальників: Автоматизоване поповнення запасів і генерація замовлень на закупівлю для партнерів.
- Заявки на IT-сервіс (Helpdesk): Реєстрація та управління тікетами клієнтської підтримки зі зручною історією комунікацій.
- Сервісні договори та підписки: Точний облік договорів на IT-обслуговування і термінів дії ліцензій з автоматичним виставленням рахунків.
- Ремонти та гарантії: Управління циклом ремонту обладнання, облік запасних частин і швидка перевірка гарантійних термінів за серійним номером.
- Виїзне обслуговування: Планування виїздів IT-спеціалістів до клієнтів та реєстрація часу, витраченого на об’єкті.
- Облік проєктів і часу: Планування масштабних проєктів із впровадження інфраструктури та облік робочого часу співробітників.
- Бухгалтерія з латвійською локалізацією та е-рахунками: Повний фінансовий облік відповідно до місцевого законодавства, інтегрований обіг електронних рахунків та звіти.
- Звіти: Інформаційні панелі (дашборди), що налаштовуються, для бізнес-аналітики на всіх рівнях компанії.
Як ми працювали
Зміна будь-якої бізнес-системи ERP — це відповідальний процес, тому у співпраці зі SPX ми застосували дуже структурований і поетапний підхід:
- Аналіз та планування: Детальне вивчення існуючих процесів SPX, картування потоків даних і визначення архітектури нової системи Odoo.
- Встановлення системи: Було створено безпечне середовище Odoo, встановлено необхідні модулі та виконано налаштування латвійської локалізації.
- Міграція даних: Ретельна та поетапна міграція даних із Salesforce та Magento із забезпеченням максимальної чистоти й точності даних перед запуском.
- Розробка інтеграцій: Створення та тестування безпечних з’єднань із платіжним шлюзом Decta і всіма необхідними кур’єрськими службами.
- Навчання та тестування: Спільне тестування системи в реальних сценаріях щоденного використання та навчання персоналу для забезпечення плавного і зрозумілого переходу в нове середовище.
- Запуск і підтримка: Запуск системи у виробничий режим і підтримка в перші тижні роботи.
Що це дає компанії
Перехід такого масштабу на повністю єдину систему ERP та електронної комерції змінює те, як компанія оперативно працює та управляє своїми ресурсами. SPX отримує єдине, надійне джерело істини для всіх своїх бізнес-даних. Це означає значно менше ручної роботи, яка раніше витрачалася на переписування даних з однієї системи в іншу, та суттєво знижений ризик людської помилки.
У результаті обслуговування клієнтів стає повністю прозорим і швидшим — від моменту, коли клієнт оформлює замовлення в інтернет-магазині, до моменту, коли обладнання доставлене й зареєстроване в сервісному договорі. Крім того, єдина архітектура означає набагато легшу масштабованість у майбутньому, що дозволяє SPX швидко додавати нові послуги або канали збуту без необхідності кардинально переробляти свою базову IT-інфраструктуру. Єдина система дозволяє компанії зосередитися на своєму основному бізнесі — IT-сервісі та дистрибуції.