Lailio, en lettisk IT-partner med betydande erfarenhet sedan 2008, specialiserar sig på implementering av Odoo ERP-system och skräddarsydd mjukvaruutveckling. Ett av våra mest betydande och tekniskt utmanande projekt inom logistikbranschen har genomförts i nära samarbete med företaget Omniva, genom att utveckla en modern plattform för lager-som-tjänst (warehouse as a service, eller fulfillment). Projektets huvudmål var att skapa ett enhetligt, automatiserat och säkert system som gör det möjligt för Omnivas företagskunder att själva bekvämt och transparent hantera sina lageroperationer via en specialutvecklad portal. I den här artikeln delar vi mer i detalj den tekniska arkitekturen och de utvecklade processerna i projektet från systemutvecklarens perspektiv.
Plattformsarkitektur på Odoo
Systemets tekniska arkitektur är baserad på Odoo ERP-lösningen, som under utvecklingsprocessen anpassades avsevärt till de specifika behoven hos en leverantör av tredjepartslogistik (3PL). En av de största arkitektoniska utmaningarna var att säkerställa en extremt stabil och säker miljö för flera användare (multi-tenant). Många Omniva-kunder verkar där samtidigt och helt oberoende, varför dataisolering och säkerhet är av avgörande betydelse. Odoo standardlagermoduler utökades för att stödja komplexa och flerstegs fulfillment-processer – från exakt varuredovisning till detaljerad tjänstetarifiering och automatisk fakturering för fysisk lagring och varje enskild operation som utförs på lagret. Plattformen är designad så att systemet snabbt kan bearbeta stora datamängder med bibehållen kontinuerlig realtidssynkronisering med externa e-handelssystem.
Självbetjäningsportal för kunder
För att radikalt minska manuell kommunikation och avsevärt påskynda processer skapade vi en specialiserad självbetjäningsportal. Det är en bekväm, modern miljö där kunden loggar in och, tack vare en strikt rättighetspolicy, får exklusiv åtkomst enbart till sin egen data. I portalen kan kunden självständigt underhålla sin produktkatalog, definiera nya produkter och deras parametrar, samt kontinuerligt övervaka lagersaldon i realtid. Denna portal fungerar som den huvudsakliga kontrollpanelen för e-handlare och företagskunder, vilket gör att de kan hantera sitt varuflöde oberoende och utan direkt, tidskrävande kommunikation med lageroperatörerna när som helst på dygnet.
Inleverans
Varornas ankomst till lagret är det första kritiska steget i hela leveranskedjan. I systemet börjar processen så snart kunden skapar en inleveransavisering (ASN – Advanced Shipping Notice) i självbetjäningsportalen. Detta ger lagerpersonal och planerare avgörande förhandsinformation om vilka varor och i vilka kvantiteter som kommer att levereras, vilket gör att de kan boka resurser i tid. När den fysiska lasten når Omniva-lagret säkerställer systemet en strukturerad och snabb inleveranskontroll. Personalen använder skannrar för att kontrollera varornas kvantitet, varpå systemet automatiskt jämför det faktiska mottagandet med det som angetts i ASN. Efter att inleveransen är slutförd genererar plattformen uppgifter för placering av varorna på rätt lagringsplatser, vilket maximerar optimeringen av tillgängligt utrymme och hyllutnyttjande.
Utleverans
Orderhantering och utleverans, eller plockning, är automatiserade för att minimera bearbetningstiden per order. Kunder kan ange sina beställningar manuellt via portalen eller helt automatiskt genom våra utvecklade API:er och e-handelsintegrationer. Så snart en ny order kommer in i systemet dirigeras den omedelbart till lagergolvet för plockning. Odoo genererar de mest optimala plockrutterna, vilket gör att en anställd kan samla in varor för flera ordrar i en logisk ordning utan onödigt gående. Detta följs av förpackningsfasen, där systemet hjälper till att välja den mest lämpliga förpackningen och registrerar exakt den slutliga försändelsens vikt och dimensioner.
Leverans
När försändelsen är säkert förpackad förbereder systemet den automatiskt för utskick eller leverans. Fraktetiketter samt alla nödvändiga följesedlar genereras och skrivs ut. Plattformen är direkt och tätt integrerad med Omnivas omfattande leveransnätverk, vilket innebär en absolut sömlös överföring av data från lagret till transportavdelningen. Lageroperatören behöver bara placera försändelsen i rätt utleveransområde. Följaktligen ser kunden omedelbart orderns statusändring i sin portal och kan spåra varans leveransprocess.
Returer, rapporter och fakturor
I den verkliga e-handelsbranschen är varureturer oundvikliga. Det utvecklade systemet säkerställer en standardiserad registrering av returnerade varor, loggning av deras kvalitetskontroller och retur till aktiva lagersaldon eller – i händelse av skada – avskrivning. En annan väsentlig del av systemet är den omfattande rapportmodulen. I portalen har kunder alltid tillgång till olika dokument, rapporter över lagerrörelser och historiska data. Dessutom står plattformen automatiskt för redovisningen av alla tillhandahållna tjänster – den registrerar den utnyttjade fysiska lagringsvolymen, antalet behandlade ordrar och rader, mottagna enheter och utförda operationer. Denna exakta information utgör grunden för faktureringen, vilket helt automatiserar den komplexa avräkningsprocessen för 3PL-tjänster.
Hur vi arbetade
En implementering av Odoo i denna stora skala och komplexitet kräver mycket tydlig planering och metodiskt utförande. Lailio-teamet påbörjade projektet med en djupgående analys av befintliga krav och logistikprocesser, i nära samarbete med Omnivas branschexperter. Tillsammans definierades dataflödesmodeller och matriser för användarrättigheter. Affärsanalysen följdes av arkitekturdesign och snabbt skapande av prototyper, vilket gjorde det möjligt för beställaren att i god tid validera användargränssnittet och kärnprocesserna. Nästa, och mest tidskrävande steg, var programmering och anpassning av Odoos funktionalitet, implementering av säkerhetspolicys och skapandet av komplexa integrationer. Slutligen genomfördes rigorösa tester genom att simulera verkliga lagerbelastningar, följt av en säker och gradvis driftsättning av plattformen i produktionsmiljön.
Vilken nytta det medför
Den nyligen utvecklade plattformen för lager-som-tjänst förändrar i grunden strategin för lagerhantering och kundservice för B2B inom logistik. Den ger e-handlare fullständig, realtidskontroll över sina lager utan att de behöver investera i och underhålla sin egen fysiska lagerinfrastruktur. Det automatiserade datautbytet och självbetjäningsportalen minskar drastiskt risken för mänskliga fel och den administrativa bördan för både kund och utförare. Tjänsteleverantören får i sin tur tillgång till ett skalbart, snabbt och stabilt system. Detta gör det möjligt att hantera lagerkapaciteten mycket mer effektivt, standardisera alla golvoperationer och fullständigt, utan manuellt arbete, redovisa alla tillhandahållna tjänster för korrekt fakturering till kunderna.