För ett företag vars kärnverksamhet är IT-service och distribution kräver hanteringen av affärsprocesser ofta att man jonglerar mellan olika, frånkopplade plattformar. I situationer där säljteamet arbetar i ett system, lagret i ett annat, e-handeln fungerar helt separat och IT-serviceärenden registreras någon annanstans, uppstår en betydande datafragmentering. Detta skapar onödig dataduplicering, gör det avsevärt svårare att få en helhetsbild av företaget och saktar på sikt ner kundtjänstens hastighet.
SPX är ett företag vars dagliga arbete omfattar både distribution av IT-utrustning till en bred kundbas och tillhandahållande av IT-service i full cykel. För att optimera och organisera interna processer, samt skapa en stabil och enhetlig grund för framtida affärstillväxt, beslutade företaget att konsolidera sin IT-infrastruktur genom att byta till ett integrerat affärshanteringssystem. Som en långvarig lettisk IT-partner sedan 2008 med djupgående erfarenhet av Odoo ERP-implementeringar, komplexa integrationer och infrastrukturunderhåll, blev Lailio partnern till SPX för att genomföra denna omfattande transformation.
Lösningsarkitektur
Projektets huvudmål var att skapa en centraliserad datamiljö där varje affärspost endast finns i ett exemplar och är tillgänglig i realtid för alla involverade avdelningar i företaget. Lösningsarkitekturen baserades medvetet på Odoo ERP-plattformen, som helt kan täcka alla SPX affärsbehov – från den allra första kontakten med kunden till leverans av varor, fakturering och teknisk service efter försäljning.
Istället för att upprätthålla ett dyrt, långsamt och komplext nätverk av integrationer mellan olika program, gjordes arkitekturen så enkel som möjligt genom att flytta över alla kärnprocesser till Odoo-moduler. Detta innebär att kunddatabasen, produktkatalogen, lagersaldon och finansiell information finns på ett och samma ställe. Denna struktur minskar de dagliga underhållskostnaderna och eliminerar helt fel vid datasynkronisering. En sådan arkitektur är redo för både företagets tillväxt och högre arbetsbelastningar.
CRM-migrering från Salesforce
Tidigare organiserades SPX försäljnings- och kundrelationshanteringsprocesser i Salesforce-miljön. Även om det utan tvekan är ett kraftfullt system, var det ineffektivt att underhålla det helt isolerat från e-handelsplattformen och lagerredovisningen. Som en del av Odoo-implementeringen genomfördes en fullständig CRM-migrering från Salesforce till Odoo CRM-modulerna.
Migreringsprocessen innefattade överföring av kunddata, kontakter, kommunikationshistorik och alla aktiva affärer, vilket säkerställde fullständig kontinuitet i säljteamets arbete. Integrationen av Odoo CRM med andra systemmoduler innebär att en säljspecialist nu direkt från kundkortet omedelbart kan kontrollera varornas tillgänglighet på lagret, skapa en offert, tillämpa specifika B2B-rabatter och se alla tidigare interaktioner. Detta inkluderar även ärenden till teknisk support (Helpdesk) och e-handelsköp, vilket avsevärt påskyndar beslutsfattandet och gör förberedelsen av offerter mycket smidigare.
E-handel: från Magento till Odoo
Parallellt med CRM-migreringen var bytet av e-handelsplattform en viktig och strategisk del av projektet. SPX använde tidigare en Magento-webbutik, vars kontinuerliga synkronisering med redovisningssystemen krävde onödiga extra resurser. Migreringen från Magento till Odoo eCommerce gjorde det möjligt att förvandla företagets webbutik till en naturlig och fullvärdig del av ERP-systemet.
Nu använder Odoo eCommerce samma enhetliga produktkatalog och samma kunddatabas som det fysiska säljteamet och B2B-säljteamet. Om lagersaldot eller baspriset för en vara ändras på lagret återspeglas det omedelbart och utan fördröjning i webbutiken. Detta innebär att risken att sälja en produkt till en kund som i själva verket inte längre finns i lager försvinner helt. Dessutom kan registrerade B2B-kunder, när de loggar in i webbutiken med sin profil, automatiskt se sina individuella avtalspriser och mycket enkelt granska sin tidigare orderhistorik samt ladda ner fakturor.
Betalningar och leverans
För att säkerställa en fullvärdig och modern e-handelsupplevelse, samt automatisera orderhanteringen på lagret, byggdes flera viktiga integrationer in i systemet.
- Decta-integration: För att säkerställa säkra, snabba och pålitliga onlinebetalningar integrerades Decta-betalningssystemet i Odoo-webbutiken. Detta gör att kunderna enkelt kan betala för sina köp med betalkort direkt i kassan.
- Integrationer av budtjänster: För att automatisera logistik- och leveransprocesserna etablerades direkta anslutningar till de ledande leveransnätverken: Omniva, Latvijas Pasts, DPD, Unisend och Venipak.
Dessa kuririntegrationer gör det möjligt för kunderna att välja det bekvämaste leveranssättet direkt i kundvagnen, och för SPX-lagerpersonalen att automatiskt generera fraktsedlar direkt från Odoo-systemet. På så sätt elimineras behovet av att manuellt skriva in data i kurirportalerna.
IT-service och distribution i ett system
Verksamheten inom IT-service och distribution har mycket specifika och höga krav på spårbarhet av varor och kundsupport efter försäljning. Odoo-modulernas arkitektur gör det perfekt möjligt att kombinera dessa aspekter i ett ekosystem genom att introducera följande funktioner:
- Försäljning och offerter: Snabb och smidig förberedelse av kommersiella offerter.
- B2B- och B2C-priser: Underhåll av komplexa prislistor och rabattmatriser för olika kundsegment.
- Lager och varulager med serienummer: Fullständig spårbarhet av inkommande och utgående varor via serienummer, vilket är kritiskt för att säkerställa garantier för IT-utrustning.
- Inköp från leverantörer: Automatiserad lagerpåfyllning och generering av inköpsorder till samarbetspartners.
- IT-serviceärenden (Helpdesk): Registrering och hantering av supportärenden med en tydlig kommunikationshistorik.
- Serviceavtal och prenumerationer: Exakt uppföljning av IT-tjänsteavtal och licensperioder med automatisk fakturering.
- Reparationer och garantier: Hantering av utrustningens reparationscykel, redovisning av reservdelar och snabb kontroll av garantiperioder baserat på serienummer.
- Fältservice: Schemaläggning av fältbesök för IT-tekniker hos kunder och registrering av tidsåtgång på plats.
- Projekt och tidsredovisning: Planering av storskaliga implementeringsprojekt av infrastruktur och redovisning av personalens nedlagda tid.
- Bokföring med lettisk lokalisering och e-fakturor: Fullständig ekonomisk redovisning i enlighet med lokal lagstiftning, integrerat flöde av e-fakturor och rapportering.
- Rapporter: Anpassningsbara instrumentpaneler för affärsanalys för alla företagsnivåer.
Hur vi arbetade
Att byta ut ett affärs-ERP-system är en ansvarsfull process, och därför använde vi en mycket strukturerad och stegvis metod i samarbetet med SPX:
- Analys och planering: En detaljerad undersökning av SPX befintliga processer, kartläggning av dataflöden och definiering av den nya Odoo-systemets arkitektur.
- Systeminstallation: En säker Odoo-miljö skapades, nödvändiga moduler installerades och den lettiska lokaliseringen konfigurerades.
- Datamigrering: En noggrann och gradvis migrering av data från Salesforce och Magento, vilket säkerställde maximal datakvalitet och precision före lanseringen.
- Utveckling av integrationer: Skapande och testning av säkra anslutningar till Decta-betalningsgatewayen och alla nödvändiga budtjänster.
- Utbildning och testning: Gemensam systemtestning i verkliga dagliga användningsscenarier och personalutbildning för att säkerställa en smidig och tydlig övergång till den nya miljön.
- Lansering och support: Lansering av systemet i produktionsläge och support under de första arbetsveckorna.
Vad detta ger företaget
En övergång av denna storleksordning till ett helt integrerat ERP- och e-handelssystem förändrar hur företaget opererar och hanterar sina resurser. SPX får en enda, tillförlitlig källa till sanning för all sin affärsdata. Detta innebär avsevärt mindre manuellt arbete som tidigare ägnades åt att överföra data från ett system till ett annat, och en avsevärt minskad risk för mänskliga fel.
Därmed blir kundtjänsten helt transparent och snabbare – från det ögonblick kunden lägger en beställning i webbutiken till den stund utrustningen levereras och registreras i ett serviceavtal. Dessutom innebär en enhetlig arkitektur mycket enklare skalbarhet i framtiden, vilket gör det möjligt för SPX att snabbt lägga till nya tjänster eller försäljningskanaler utan att behöva omarbeta sin grundläggande IT-infrastruktur i grunden. Ett enhetligt system låter företaget fokusera på sin kärnverksamhet – IT-service och distribution.