Lailio, łotewski partner IT z bogatym doświadczeniem zdobytym od 2008 roku, specjalizuje się we wdrażaniu systemów ERP Odoo oraz tworzeniu dedykowanego oprogramowania. Jeden z naszych najważniejszych i najbardziej wymagających technologicznie projektów w branży logistycznej został zrealizowany w ścisłej współpracy z firmą Omniva i polegał na stworzeniu nowoczesnej platformy magazynu jako usługi (warehouse as a service, czyli fulfillment). Głównym celem projektu było stworzenie zintegrowanego, zautomatyzowanego i bezpiecznego systemu, który umożliwi klientom biznesowym Omniva wygodne i przejrzyste zarządzanie operacjami magazynowymi za pomocą specjalnie zaprojektowanego w tym celu portalu. W tym artykule szczegółowo dzielimy się techniczną architekturą projektu oraz opracowanymi procesami z perspektywy twórcy systemu.
Architektura platformy oparta na Odoo
Podstawą architektury technicznej systemu jest rozwiązanie Odoo ERP, które w trakcie rozwoju zostało znacząco dostosowane do specyficznych potrzeb dostawcy usług logistycznych (3PL). Jednym z głównych wyzwań architektonicznych było zapewnienie niezwykle stabilnego i bezpiecznego środowiska dla wielu dzierżawców (multi-tenant). Działa w nim jednocześnie i całkowicie niezależnie wielu klientów Omniva, dlatego izolacja i bezpieczeństwo danych mają kluczowe znaczenie. Standardowe moduły magazynowe Odoo zostały rozbudowane, aby obsługiwać złożone i wieloetapowe procesy fulfillment – od precyzyjnego ewidencjonowania towarów, po szczegółową taryfikację usług i automatyczne fakturowanie za fizyczne przechowywanie oraz każdą operację wykonaną w magazynie. Platforma została zaprojektowana w taki sposób, aby system mógł szybko przetwarzać duże ilości danych, stale zachowując synchronizację w czasie rzeczywistym z zewnętrznymi systemami e-commerce.
Portal samoobsługowy dla klientów
Aby radykalnie ograniczyć ręczną komunikację i znacznie przyspieszyć procesy, stworzyliśmy dedykowany portal samoobsługowy. Jest to wygodne, nowoczesne środowisko, w którym klient się uwierzytelnia i, dzięki rygorystycznej polityce uprawnień, uzyskuje wyłączny dostęp do swoich własnych danych. W portalu klient może samodzielnie zarządzać swoim katalogiem towarów, definiować nowe produkty i ich parametry, a także na bieżąco monitorować stany magazynowe w czasie rzeczywistym. Portal ten służy jako główny panel sterowania dla sprzedawców e-commerce i klientów biznesowych, pozwalając na niezależne zarządzanie przepływem towarów o każdej porze dnia, bez bezpośredniej, czasochłonnej komunikacji z operatorami magazynu.
Przyjęcie towaru
Wejście towarów do magazynu jest kluczowym, pierwszym krokiem w całym łańcuchu dostaw. Proces w systemie rozpoczyna się w momencie, gdy klient tworzy w portalu samoobsługowym awizo dostawy (ASN – Advanced Shipping Notice). Dostarcza to pracownikom magazynu i planistom bardzo ważnych, wyprzedzających informacji o tym, jakie towary i w jakich ilościach zostaną dostarczone, umożliwiając wczesne zarezerwowanie zasobów. Gdy fizyczny ładunek dociera do magazynu Omniva, system zapewnia ustrukturyzowaną i szybką kontrolę przyjęcia. Pracownicy używają skanerów do sprawdzania ilości towarów, a sam system automatycznie porównuje to, co faktycznie otrzymano, z danymi wskazanymi w ASN. Po zakończeniu przyjęcia platforma generuje zadania rozmieszczenia towarów w odpowiednich miejscach składowania, maksymalnie optymalizując wykorzystanie dostępnej przestrzeni i regałów.
Wydanie towaru
Realizacja zamówień i wydawanie towarów, czyli kompletacja, są zautomatyzowane, aby zminimalizować czas przetwarzania pojedynczego zamówienia. Klienci mogą wprowadzać swoje zamówienia ręcznie przez portal lub w pełni automatycznie za pośrednictwem stworzonych przez nas integracji API i systemów e-commerce. Gdy tylko nowe zamówienie wpłynie do systemu, jest natychmiast kierowane na halę magazynową do kompletacji. Odoo generuje najbardziej optymalne ścieżki kompletacji, pozwalając jednemu pracownikowi w logicznej kolejności i bez zbędnego chodzenia zebrać towary dla wielu zamówień naraz. Następnie ma miejsce etap pakowania, na którym system pomaga dobrać odpowiednie opakowanie oraz precyzyjnie rejestruje wagę i wymiary końcowej przesyłki.
Dostawa
Gdy przesyłka jest bezpiecznie zapakowana, system automatycznie przygotowuje ją do wysyłki, czyli dostawy. Generowane i drukowane są etykiety wysyłkowe, a także wszelkie niezbędne dokumenty przewozowe. Platforma jest bezpośrednio i ściśle zintegrowana z rozległą siecią doręczeń Omniva, co oznacza całkowicie płynny transfer danych z magazynu do działu transportu. Operatorowi magazynu pozostaje jedynie umieszczenie przesyłki w odpowiedniej strefie wydań. Dzięki temu klient od razu widzi zmianę statusu zamówienia w swoim portalu i może śledzić proces dostawy towaru.
Zwroty, raporty i faktury
W prawdziwym biznesie e-commerce zwroty towarów są nieuniknione. Opracowany system zapewnia standaryzowaną rejestrację zwracanych towarów, odnotowywanie kontroli ich jakości oraz przywracanie ich do aktywnych stanów magazynowych, a w przypadku uszkodzenia – spisywanie na straty. Kolejnym kluczowym elementem systemu jest rozbudowany moduł raportowania. W portalu klienci mają zawsze dostęp do różnych dokumentów, zestawień ruchów magazynowych oraz danych historycznych. Ponadto platforma automatycznie prowadzi ewidencję wszystkich świadczonych usług – rejestruje wykorzystaną przestrzeń fizycznego magazynowania, liczbę przetworzonych zamówień i ich pozycji, jednostki przyjęcia oraz poszczególne operacje. Te precyzyjne informacje stanowią podstawę do fakturowania, całkowicie automatyzując złożony proces rozliczeń usług 3PL.
Jak pracowaliśmy
Wdrożenie systemu Odoo na tak dużą skalę i o takiej złożoności wymaga bardzo przejrzystego planowania i metodycznej realizacji. Zespół Lailio rozpoczął projekt od dogłębnej analizy istniejących wymagań i procesów logistycznych, współpracując z ekspertami branżowymi Omniva. Wspólnie zdefiniowano modele przepływu danych oraz matryce uprawnień użytkowników. Po analizie biznesowej nastąpiło stworzenie architektury oraz szybkich prototypów, co pozwoliło zamawiającemu odpowiednio wcześnie zwalidować interfejs użytkownika i podstawowe procesy. Kolejnym, najbardziej pracochłonnym etapem było programowanie i dostosowywanie funkcjonalności Odoo, wdrażanie polityk bezpieczeństwa i tworzenie złożonych integracji. Na koniec przeprowadzono rygorystyczne testy, symulujące rzeczywiste obciążenie magazynu, po których nastąpiło bezpieczne i stopniowe wdrożenie platformy w środowisku produkcyjnym.
Co to daje
Nowo stworzona platforma magazynu jako usługi zasadniczo zmienia podejście do zarządzania magazynem i obsługi klientów B2B w logistyce. Zapewnia ona sprzedawcom e-commerce pełną kontrolę nad ich zapasami w czasie rzeczywistym, bez konieczności inwestowania i utrzymywania własnej fizycznej infrastruktury magazynowej. Zautomatyzowana wymiana danych oraz portal samoobsługowy drastycznie zmniejszają ryzyko błędów ludzkich oraz obciążenie administracyjne zarówno dla klienta, jak i dostawcy usług. Z kolei usługodawca zyskuje skalowalny, szybki i stabilny system. Pozwala to na znacznie efektywniejsze zarządzanie przepustowością magazynu, ustandaryzowanie wszystkich operacji na hali oraz całkowicie automatyczne ewidencjonowanie wszystkich wyświadczonych usług w celu prawidłowego wystawiania faktur klientom.