Dla firmy, której podstawową działalnością są usługi IT i dystrybucja, zarządzanie procesami biznesowymi często wymaga skomplikowanego żonglowania między różnymi, niepowiązanymi ze sobą platformami. W sytuacjach, gdy zespół sprzedaży pracuje w jednym systemie, magazyn w drugim, sklep internetowy działa całkowicie niezależnie, a zgłoszenia serwisowe IT są rejestrowane jeszcze gdzie indziej, pojawia się znaczna fragmentacja danych. Powoduje to niepotrzebne powielanie danych, znacznie utrudnia uzyskanie pełnego obrazu firmy, a na dłuższą metę spowalnia obsługę klienta.
SPX to firma, której codzienna praca obejmuje zarówno dystrybucję sprzętu IT dla szerokiego grona klientów, jak i zapewnienie pełnego cyklu usług IT. Aby zoptymalizować i uporządkować procesy wewnętrzne, a także stworzyć stabilne i spójne podstawy dla przyszłego rozwoju biznesu, firma podjęła decyzję o ujednoliceniu swojej infrastruktury IT, przechodząc na jeden zintegrowany system zarządzania biznesem. Jako wieloletni łotewski partner IT od 2008 roku, z dogłębnym doświadczeniem we wdrożeniach Odoo ERP, skomplikowanych integracjach i utrzymaniu infrastruktury, Lailio stało się partnerem SPX w realizacji tej rozległej transformacji.
Architektura rozwiązania
Głównym celem projektu było stworzenie scentralizowanego środowiska danych, w którym każdy wpis biznesowy istnieje tylko w jednym egzemplarzu i jest dostępny w czasie rzeczywistym dla wszystkich zaangażowanych działów firmy. Architektura rozwiązania została celowo oparta na platformie Odoo ERP, która jest w stanie w pełni pokryć wszystkie potrzeby biznesowe SPX – od pierwszego kontaktu z klientem, po dostawę towaru, fakturowanie i posprzedażowy serwis techniczny.
Zamiast utrzymywać drogą, powolną i skomplikowaną sieć integracji pomiędzy różnymi programami, architektura została maksymalnie uproszczona poprzez przeniesienie wszystkich podstawowych procesów do modułów Odoo. Oznacza to, że baza klientów, katalog produktów, stany magazynowe i informacje finansowe znajdują się w jednym miejscu. Taka struktura obniża codzienne koszty utrzymania i całkowicie eliminuje błędy synchronizacji danych. Taka architektura jest gotowa zarówno na rozwój firmy, jak i na wyższe obciążenia.
Migracja CRM z Salesforce
Wcześniej procesy sprzedaży i zarządzania relacjami z klientami w SPX były organizowane w środowisku Salesforce. Chociaż jest to bez wątpienia potężny system, utrzymywanie go w całkowitym oderwaniu od platformy e-commerce i ewidencji stanów magazynowych było nieefektywne. W ramach wdrożenia Odoo przeprowadzono pełną migrację CRM z Salesforce do modułów Odoo CRM.
Proces migracji objął przeniesienie danych klientów, kontaktów, historii komunikacji i wszystkich aktywnych transakcji, zapewniając pełną ciągłość pracy zespołu sprzedaży. Integracja Odoo CRM z pozostałymi modułami systemu oznacza, że teraz specjalista ds. sprzedaży może bezpośrednio z karty klienta natychmiast sprawdzić dostępność towarów w magazynie, sporządzić ofertę, zastosować określone zniżki B2B i zobaczyć wszystkie poprzednie interakcje. Obejmuje to również zgłoszenia wsparcia technicznego i zakupy e-commerce, co znacznie przyspiesza podejmowanie decyzji i sprawia, że przygotowywanie ofert jest znacznie bardziej płynne.
E-commerce: z Magento do Odoo
Równolegle z migracją CRM, istotną i strategiczną częścią projektu była zmiana platformy e-commerce. SPX korzystało wcześniej ze sklepu internetowego Magento, którego ciągła synchronizacja z systemami ewidencyjnymi wymagała niepotrzebnych dodatkowych zasobów. Migracja z Magento do Odoo eCommerce pozwoliła przekształcić sklep internetowy firmy w naturalną i pełnoprawną część systemu ERP.
Teraz Odoo eCommerce korzysta z tego samego, zunifikowanego katalogu produktów i tej samej bazy klientów, co zespół sprzedaży bezpośredniej i B2B. Jeśli stan magazynowy lub cena bazowa ulegnie zmianie w magazynie, znajduje to natychmiastowe i bezzwłoczne odzwierciedlenie w sklepie internetowym. Oznacza to, że ryzyko sprzedaży klientowi produktu, którego w rzeczywistości nie ma już w magazynie, całkowicie znika. Ponadto zarejestrowani klienci B2B, logując się do sklepu internetowego na swój profil, automatycznie widzą przypisane im indywidualne ceny umowne i mogą w bardzo wygodny sposób przeglądać historię swoich dotychczasowych zamówień, a także pobierać faktury.
Płatności i dostawa
Aby zapewnić pełnowartościowe i nowoczesne doświadczenie e-commerce, a także zautomatyzować przetwarzanie zamówień w magazynie, w systemie wbudowano kilka kluczowych integracji.
- Integracja Decta: Aby zapewnić bezpieczne, szybkie i niezawodne płatności online, sklep internetowy Odoo został zintegrowany z systemem płatności Decta. Pozwala to klientom na wygodne opłacanie zakupów kartami płatniczymi bezpośrednio w momencie realizacji zamówienia.
- Integracje z usługami kurierskimi: W celu automatyzacji procesów logistycznych i dostaw, stworzono bezpośrednie połączenia z wiodącymi sieciami dostawczymi: Omniva, Latvijas Pasts, DPD, Unisend oraz Venipak.
Te integracje z firmami kurierskimi pozwalają klientom wybrać najdogodniejszy sposób dostawy bezpośrednio w koszyku, a pracownikom magazynu SPX – na automatyczne generowanie listów przewozowych bezpośrednio z systemu Odoo. W ten sposób eliminuje się potrzebę ręcznego przepisywania danych na portale kurierskie.
Usługi IT i dystrybucja w jednym systemie
Branża usług IT i dystrybucji ma bardzo specyficzne i wysokie wymagania dotyczące identyfikowalności produktów oraz wsparcia posprzedażowego. Architektura modułów Odoo doskonale pozwala połączyć te aspekty w jeden ekosystem poprzez wprowadzenie następujących funkcji:
- Sprzedaż i oferty: Szybkie i wygodne przygotowywanie ofert handlowych.
- Ceny B2B i B2C: Utrzymywanie skomplikowanych cenników i macierzy rabatowych dla różnych segmentów klientów.
- Magazyn i zapasy z numerami seryjnymi: Pełna identyfikowalność towarów przychodzących i wychodzących po numerach seryjnych, co ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia gwarancji na sprzęt IT.
- Zakupy od dostawców: Zautomatyzowane uzupełnianie zapasów i generowanie zamówień zakupu dla partnerów biznesowych.
- Zgłoszenia serwisowe IT (Helpdesk): Rejestracja biletów wsparcia klienta i zarządzanie nimi z wygodną historią komunikacji.
- Umowy serwisowe i subskrypcje: Dokładne ewidencjonowanie umów na obsługę IT i terminów licencji wraz z automatycznym fakturowaniem.
- Naprawy i gwarancje: Zarządzanie cyklem napraw sprzętu, ewidencja części zamiennych oraz szybka weryfikacja terminów gwarancji na podstawie numeru seryjnego.
- Serwis w terenie: Planowanie wyjazdów techników IT do klientów i rejestracja czasu spędzonego w obiekcie.
- Projekty i ewidencja czasu pracy: Planowanie zakrojonych na szeroką skalę projektów wdrożeniowych infrastruktury oraz śledzenie czasu pracy pracowników.
- Księgowość z łotewską lokalizacją i e-fakturami: Pełna rachunkowość finansowa zgodnie z lokalnymi przepisami, zintegrowany obieg e-faktur i raporty.
- Raportowanie: Konfigurowalne pulpity analityki biznesowej dla wszystkich szczebli firmy.
Jak pracowaliśmy
Zmiana dowolnego systemu ERP to odpowiedzialny proces, dlatego we współpracy z SPX zastosowaliśmy bardzo ustrukturyzowane i stopniowe podejście:
- Analiza i planowanie: Szczegółowe badanie istniejących procesów SPX, mapowanie przepływów danych i definiowanie nowej architektury systemu Odoo.
- Instalacja systemu: Utworzono bezpieczne środowisko Odoo, zainstalowano niezbędne moduły i skonfigurowano łotewską lokalizację.
- Migracja danych: Ostrożna i stopniowa migracja danych z Salesforce i Magento, zapewniająca maksymalną czystość i dokładność danych przed uruchomieniem.
- Rozwój integracji: Stworzenie i testowanie bezpiecznych połączeń z bramką płatniczą Decta i wszystkimi niezbędnymi usługami kurierskimi.
- Szkolenie i testowanie: Wspólne testowanie systemu w rzeczywistych scenariuszach codziennego użytku oraz szkolenie pracowników, aby zapewnić płynne i jasne przejście do nowego środowiska.
- Uruchomienie i wsparcie: Uruchomienie systemu w trybie produkcyjnym i wsparcie w pierwszych tygodniach pracy.
Co to daje firmie
Przejście na w pełni ujednolicony system ERP i e-commerce na taką skalę zmienia sposób, w jaki firma operacyjnie funkcjonuje i zarządza swoimi zasobami. SPX zyskuje jedno, wiarygodne źródło prawdy dla wszystkich swoich danych biznesowych. Oznacza to znacznie mniej pracy ręcznej, którą wcześniej poświęcano na przepisywanie danych z jednego systemu do drugiego, oraz znacznie zredukowane ryzyko błędów ludzkich.
W rezultacie obsługa klienta staje się całkowicie przejrzysta i szybsza – od momentu złożenia przez klienta zamówienia w sklepie internetowym, aż do momentu dostarczenia sprzętu i zarejestrowania go w umowie serwisowej. Ponadto ujednolicona architektura oznacza znacznie łatwiejszą skalowalność w przyszłości, pozwalając SPX na szybkie dodawanie nowych usług lub kanałów sprzedaży bez konieczności radykalnej przebudowy podstawowej infrastruktury IT. Jednolity system pozwala firmie skupić się na swojej podstawowej działalności – usługach IT i dystrybucji.