Lailio, en latvisk IT-partner med betydelig erfaring siden 2008, spesialiserer seg på implementering av Odoo ERP-systemer og utvikling av skreddersydd programvare. Et av våre viktigste og mest teknologisk utfordrende prosjekter i logistikkbransjen er gjennomført i tett samarbeid med Omniva, med utviklingen av en moderne plattform for lager som tjeneste (warehouse-as-a-service eller fulfillment). Hovedmålet med prosjektet var å skape et enhetlig, automatisert og sikkert system som gjør det mulig for Omnivas bedriftskunder å enkelt og transparent administrere sine egne lageroperasjoner via en spesialutviklet portal. I denne artikkelen deler vi mer detaljert om prosjektets tekniske arkitektur og de utviklede prosessene fra systemutviklerens perspektiv.
Plattformarkitektur på Odoo
Den tekniske arkitekturen til systemet er basert på Odoo ERP-løsningen, som i løpet av utviklingen ble betydelig tilpasset de spesifikke behovene til en tredjepartslogistikkaktør (3PL). En av de viktigste arkitektoniske utfordringene var å sikre et ekstremt stabilt og sikkert multi-tenant-miljø. Her opererer mange av Omnivas kunder samtidig og helt uavhengig av hverandre, noe som gjør dataisolering og sikkerhet kritisk. Odoos standard lagermoduler ble utvidet for å støtte komplekse og flertrinns fulfillment-prosesser – fra nøyaktig lagerstyring til detaljert prising av tjenester og automatisk fakturering for fysisk lagring og alle operasjoner utført på lageret. Plattformen er designet slik at systemet raskt kan behandle store datamengder, samtidig som det kontinuerlig opprettholder sanntidssynkronisering med eksterne e-handelssystemer.
Selvbetjeningsportal for kunder
For å radikalt redusere manuell kommunikasjon og betydelig fremskynde prosesser, skapte vi en spesialisert selvbetjeningsportal. Dette er et brukervennlig, moderne miljø der kunden autentiserer seg og, takket være en streng rettighetspolicy, får eksklusiv tilgang til kun sine egne data. I portalen kan kunden selvstendig vedlikeholde sin varekatalog, definere nye produkter og deres parametere, samt kontinuerlig følge med på lagerbeholdningen i sanntid. Denne portalen fungerer som det sentrale kontrollpanelet for e-handelsaktører og bedriftskunder, og gjør det mulig for dem å administrere vareflyten sin uavhengig og når som helst på døgnet, uten direkte, tidkrevende kommunikasjon med lageroperatørene.
Varemottak
At varer ankommer lageret er det første og kritiske steget i hele forsyningskjeden. I systemet starter prosessen når kunden oppretter et forhåndsvarsel om leveranse (ASN – Advanced Shipping Notice) i selvbetjeningsportalen. Dette gir lageransatte og planleggere svært viktig forhåndsinformasjon om hvilke varer og i hvilke mengder som vil bli levert, slik at ressurser kan reserveres i tide. Når den fysiske lasten ankommer Omnivas lager, sørger systemet for en strukturert og rask mottakskontroll. De ansatte bruker skannere for å sjekke varemengdene, og systemet sammenligner automatisk det som faktisk er mottatt med det som er angitt i ASN. Etter at mottaket er fullført, genererer plattformen oppgaver for plassering av varene på de riktige lagringsplassene, noe som maksimerer utnyttelsen av tilgjengelig plass og hyller.
Utlevering
Ordreutførelse og plukking av varer er automatisert for å minimere behandlingstiden per ordre. Kundene kan legge inn sine ordrer manuelt via portalen eller helt automatisk gjennom våre egenutviklede API- og nettbutikkintegrasjoner. Så snart en ny ordre kommer inn i systemet, rutes den umiddelbart til lagergulvet for plukking. Odoo genererer de mest optimale plukkrutene, noe som gjør det mulig for en ansatt å samle varer for flere ordrer samtidig i en logisk rekkefølge og uten unødvendig gåing. Dette etterfølges av pakkefasen, der systemet hjelper til med å velge den best egnede emballasjen og registrerer nøyaktig vekt og dimensjoner på den endelige forsendelsen.
Levering
Når forsendelsen er forsvarlig pakket, forbereder systemet den automatisk for utsendelse eller levering. Fraktetiketter genereres og skrives ut, sammen med alle nødvendige fraktdokumenter. Plattformen er direkte og tett integrert med Omnivas omfattende leveringsnettverk, noe som betyr en helt sømløs dataoverføring fra lageret til transportavdelingen. Lageroperatøren trenger bare å plassere forsendelsen i den angitte utsendelsessonen. Dermed kan kunden umiddelbart se statusendringen for ordren i sin portal og følge med på leveringsprosessen av varen.
Returer, rapporter og fakturering
I den virkelige e-handelsbransjen er returer av varer uunngåelige. Det utviklede systemet sikrer en standardisert registrering av returnerte varer, dokumentering av kvalitetskontroller og tilbakeføring til den aktive lagerbeholdningen, eller avskrivning i tilfelle skade. En annen essensiell del av systemet er den omfattende rapportmodulen. I portalen har kundene alltid tilgang til ulike dokumenter, oversikter over lagerbevegelser og historiske data. I tillegg sporer plattformen automatisk alle leverte tjenester – den registrerer volumet av fysisk lagring som er brukt, antall behandlede ordrer og ordrelinjer, mottaksenheter og operasjoner. Denne nøyaktige informasjonen danner grunnlaget for fakturering, og automatiserer den komplekse faktureringsprosessen for 3PL-tjenester fullstendig.
Hvordan vi jobbet
En Odoo-implementering av denne skalaen og kompleksiteten krever svært tydelig planlegging og metodisk utførelse. Lailio-teamet startet prosjektet med en grundig analyse av de eksisterende kravene og logistikkprosessene, i samarbeid med bransjeekspertene hos Omniva. Sammen definerte vi modeller for dataflyt og matriser for brukerrettigheter. Etter forretningsanalysen fulgte arkitekturdesign og rask prototyping, noe som gjorde det mulig for oppdragsgiveren å validere brukergrensesnittet og kjerneprosessene på et tidlig tidspunkt. Den neste og mest omfattende fasen var programmering og tilpasning av Odoo-funksjonalitet, implementering av sikkerhetspolicyer og utvikling av komplekse integrasjoner. Til slutt ble det utført grundig testing, med simulering av reelle lagerbelastninger, etterfulgt av en sikker og gradvis lansering av plattformen i produksjonsmiljøet.
Hvilken verdi det skaper
Den nyopprettede plattformen for lager som tjeneste endrer fundamentalt tilnærmingen til lagerstyring og B2B-kundeservice innen logistikk. Den gir e-handelsaktører full sanntidskontroll over egen lagerbeholdning, uten behov for å investere i og vedlikeholde sin egen fysiske lagerinfrastruktur. Den automatiserte datautvekslingen og selvbetjeningsportalen reduserer drastisk risikoen for menneskelige feil og den administrative byrden for både kunden og tjenesteleverandøren. På sin side får tjenesteleverandøren et skalerbart, raskt og stabilt system til rådighet. Dette gjør det mulig å styre lagerkapasiteten betydelig mer effektivt, standardisere alle operasjoner på gulvet og registrere alle leverte tjenester helt uten manuelt arbeid for korrekt fakturering av kundene.