For en bedrift hvis kjernevirksomhet er IT-tjenester og distribusjon, krever håndteringen av forretningsprosesser ofte en komplisert sjonglering mellom ulike, uavhengige plattformer. I situasjoner der salgsteamet jobber i ett system, lageret i et annet, nettbutikken opererer helt separat, og forespørsler om IT-tjenester registreres enda et annet sted, oppstår det betydelig datafragmentering. Dette fører til unødvendig duplisering av data, gjør det betydelig vanskeligere å få en helhetsoversikt over selskapet, og reduserer hastigheten på kundeservicen på lang sikt.
SPX er et selskap hvis daglige arbeid omfatter både distribusjon av IT-utstyr til en bred kundebase og levering av fullskala IT-tjenester. For å optimalisere og rydde opp i interne prosesser, samt skape et stabilt og enhetlig grunnlag for fremtidig forretningsvekst, tok selskapet beslutningen om å samle sin IT-infrastruktur ved å gå over til ett integrert forretningssystem (ERP). Som en langvarig latvisk IT-partner siden 2008 med inngående erfaring i implementering av Odoo ERP, komplekse integrasjoner og vedlikehold av infrastruktur, ble Lailio SPX sin partner for å gjennomføre denne omfattende transformasjonen.
Løsningsarkitektur
Hovedmålet med prosjektet var å skape et sentralisert datamiljø der hver forretningspost bare eksisterer i én utgave og er tilgjengelig i sanntid for alle involverte avdelinger i selskapet. Løsningsarkitekturen ble målrettet bygget på Odoo ERP-plattformen, som fullt ut kan dekke alle forretningsbehovene til SPX – fra den aller første kontakten med kunden til levering av varen, fakturering og teknisk ettersalgsservice.
I stedet for å vedlikeholde et dyrt, tregt og komplekst nettverk av integrasjoner mellom ulike programmer, ble arkitekturen gjort så enkel som mulig ved å overføre alle kjerneprosesser til Odoo-moduler. Dette betyr at kundedatabasen, produktkatalogen, lagerbeholdningen og finansiell informasjon er samlet på ett sted. En slik struktur reduserer de daglige vedlikeholdskostnadene og eliminerer risikoen for datasynkroniseringsfeil fullstendig. Denne arkitekturen er klar for både selskapets vekst og høyere belastninger.
CRM-migrering fra Salesforce
Tidligere ble salgs- og kunderelasjonsprosessene hos SPX organisert i Salesforce-miljøet. Selv om dette utvilsomt er et kraftig system, var det ineffektivt å vedlikeholde det helt atskilt fra e-handelsplattformen og lagerstyringen. Som en del av Odoo-implementeringen ble det utført en fullstendig CRM-migrering fra Salesforce til Odoo CRM-modulene.
Migreringsprosessen omfattet overføring av kundedata, kontakter, kommunikasjonshistorikk og alle aktive avtaler, noe som sikret full kontinuitet i arbeidet til salgsteamet. Integrasjonen av Odoo CRM med de andre systemmodulene betyr at salgsspesialisten nå, direkte fra kundekortet, umiddelbart kan sjekke varenes tilgjengelighet på lager, utarbeide et tilbud, legge til spesifikke B2B-rabatter og se all tidligere interaksjon. Dette inkluderer også forespørsler om teknisk støtte og e-handelskjøp, noe som fremskynder beslutningsprosessen betydelig og gjør utarbeidelsen av tilbud mye smidigere.
E-handel: fra Magento til Odoo
Parallelt med CRM-migreringen var et viktig og strategisk element i prosjektet å bytte ut e-handelsplattformen. SPX brukte tidligere en Magento-nettbutikk, hvor den kontinuerlige synkroniseringen med regnskapssystemene krevde unødvendige ekstra ressurser. Migreringen fra Magento til Odoo eCommerce gjorde det mulig å forvandle selskapets nettbutikk til en naturlig og integrert del av ERP-systemet.
Nå bruker Odoo eCommerce den samme enhetlige produktkatalogen og den samme kundedatabasen som det fysiske salgsteamet og B2B-salgsteamet. Hvis lagerbeholdningen eller basisprisen på en vare endres, gjenspeiles dette umiddelbart og uten forsinkelse i nettbutikken. Dette betyr at risikoen for å selge en vare til en kunde som faktisk ikke lenger er på lager, elimineres helt. I tillegg vil registrerte B2B-kunder, når de logger inn i nettbutikken med profilen sin, automatisk se sine individuelle avtalepriser og kan svært enkelt se gjennom sin tidligere ordrehistorikk, samt laste ned fakturaer.
Betaling og levering
For å sikre en komplett og moderne e-handelsopplevelse, samt automatisere ordrebehandlingen på lageret, ble det bygget inn flere viktige integrasjoner i systemet.
- Decta-integrasjon: For å sikre trygge, raske og pålitelige nettbetalinger, ble Decta sitt betalingssystem integrert i Odoo-nettbutikken. Dette gjør det mulig for kundene å enkelt betale for kjøpene sine med betalingskort umiddelbart i kassen.
- Integrasjoner av budtjenester: For å automatisere logistikk- og leveringsprosessene ble det etablert direkte forbindelser til ledende leveringsnettverk: Omniva, Latvijas Pasts, DPD, Unisend og Venipak.
Disse budintegrasjonene gjør det mulig for kundene å velge den mest praktiske leveringsmetoden direkte i handlekurven, mens SPX sine lageransatte automatisk kan generere fraktbrev direkte fra Odoo-systemet. Dermed elimineres ethvert behov for å manuelt overføre data til budportaler.
IT-tjenester og distribusjon i ett system
Virksomheter innen IT-tjenester og distribusjon har svært spesifikke og strenge krav til sporing av varer og ettersalgsstøtte. Odoo sin modularkitektur gjør det mulig å samle disse aspektene perfekt i ett økosystem ved å introdusere følgende funksjoner:
- Salg og tilbud: Rask og enkel utarbeidelse av kommersielle tilbud.
- B2B- og B2C-priser: Vedlikehold av komplekse prislister og rabattmatriser for ulike kundesegmenter.
- Lager og beholdning med serienumre: Full sporbarhet av inngående og utgående varer etter serienummer, noe som er kritisk for å sikre garantien på IT-utstyr.
- Innkjøp fra leverandører: Automatisert påfylling av lager og generering av innkjøpsordrer til samarbeidspartnere.
- IT-tjenesteforespørsler (Helpdesk): Registrering og administrasjon av kundestøttesaker med en praktisk kommunikasjonshistorikk.
- Serviceavtaler og abonnementer: Nøyaktig sporing av IT-serviceavtaler og lisensperioder med automatisk fakturering.
- Reparasjoner og garantier: Håndtering av reparasjonssyklusen for utstyr, sporing av reservedeler og rask sjekk av garantiperioder via serienummer.
- Felttjenester: Planlegging av kundebesøk for IT-teknikere og registrering av tid brukt på stedet.
- Prosjekt- og tidsregistrering: Planlegging av store infrastrukturimplementeringsprosjekter og registrering av ansattes tidsbruk.
- Regnskap med latvisk lokalisering og e-fakturaer: Fullstendig økonomisk regnskapsføring i henhold til lokal lovgivning, integrert e-fakturahåndtering og rapportering.
- Rapporter: Tilpassbare dashbord for forretningsanalyse for alle nivåer i selskapet.
Hvordan vi jobbet
Å bytte ut et forretnings-ERP-system er en krevende prosess. I samarbeid med SPX benyttet vi oss derfor av en svært strukturert og trinnvis tilnærming:
- Analyse og planlegging: Detaljert undersøkelse av SPX sine eksisterende prosesser, kartlegging av dataflyt og definering av den nye Odoo-systemarkitekturen.
- Systemoppsett: Et sikkert Odoo-miljø ble etablert, nødvendige moduler ble installert og konfigurasjon for latvisk lokalisering ble utført.
- Datamigrering: Nøye og trinnvis datamigrering fra Salesforce og Magento, som sikret maksimal datarensing og nøyaktighet før lansering.
- Utvikling av integrasjoner: Etablering og testing av sikre tilkoblinger med Decta sin betalingsgateway og alle nødvendige budtjenester.
- Opplæring og testing: Felles systemtesting i reelle daglige bruksscenarioer og opplæring av ansatte for å sikre en smidig og oversiktlig overgang til det nye miljøet.
- Lansering og støtte: Lansering av systemet i produksjon og støtte i de første ukene med drift.
Hva dette betyr for selskapet
En overgang av denne størrelsesordenen til et fullstendig enhetlig ERP- og e-handelssystem endrer hvordan selskapet opererer operativt og administrerer sine ressurser. SPX får én enkelt, pålitelig sannhetskilde for alle sine forretningsdata. Dette betyr betydelig mindre manuelt arbeid, som tidligere gikk med til å overskrive data fra ett system til et annet, og en vesentlig redusert risiko for menneskelige feil.
Som et resultat blir kundeservicen helt transparent og raskere – fra det øyeblikket kunden legger inn en bestilling i nettbutikken, til utstyret er levert og registrert i en serviceavtale. Videre betyr en enhetlig arkitektur mye enklere skalerbarhet i fremtiden, noe som gjør det mulig for SPX å raskt legge til nye tjenester eller salgskanaler uten å måtte gjennomføre en radikal ombygging av den underliggende IT-infrastrukturen. Et enhetlig system gjør det mulig for selskapet å fokusere på sin kjernevirksomhet – IT-tjenester og distribusjon.