Uzņēmumam, kura pamatdarbība ir IT serviss un distribūcija, biznesa procesu pārvaldība bieži vien prasa sarežģītu žonglēšanu starp dažādām, savstarpēji nesaistītām platformām. Situācijās, kad pārdošanas komanda strādā vienā sistēmā, noliktava – otrā, e-veikals darbojas pilnīgi savrup, bet IT servisa pieteikumi tiek reģistrēti vēl citur, rodas ievērojama datu sadrumstalotība. Tas rada nevajadzīgu datu dublēšanos, ievērojami apgrūtina uzņēmuma kopskata iegūšanu un ilgtermiņā palēnina klientu apkalpošanas ātrumu.
SPX ir uzņēmums, kura ikdienas darbs ietver gan IT iekārtu distribūciju plašam klientu lokam, gan pilna cikla IT servisa nodrošināšanu. Lai optimizētu un sakārtotu iekšējos procesus, kā arī radītu stabilu un vienotu pamatu turpmākai biznesa izaugsmei, uzņēmums pieņēma lēmumu apvienot savu IT infrastruktūru, pārejot uz vienu integrētu biznesa vadības sistēmu. Kā ilggadējs Latvijas IT partneris kopš 2008. gada ar padziļinātu pieredzi Odoo ERP ieviešanā, sarežģītās integrācijās un infrastruktūras uzturēšanā, Lailio kļuva par SPX partneri šīs apjomīgās transformācijas īstenošanā.
Risinājuma arhitektūra
Projekta galvenais mērķis bija izveidot centralizētu datu vidi, kurā katrs biznesa ieraksts eksistē tikai vienā eksemplārā un ir reāllaikā pieejams visiem iesaistītajiem uzņēmuma departamentiem. Risinājuma arhitektūra tika mērķtiecīgi balstīta uz Odoo ERP platformu, kas spēj pilnībā nosegt visas SPX biznesa vajadzības – no paša pirmā kontakta ar klientu līdz preces piegādei, rēķina izrakstīšanai un pēcpārdošanas tehniskajam servisam.
Tā vietā, lai uzturētu dārgu, lēnu un sarežģītu integrāciju tīklu starp dažādām programmām, arhitektūra tika padarīta maksimāli vienkārša, pārnesot visus pamatprocesus uz Odoo moduļiem. Tas nozīmē, ka klientu datubāze, preču katalogs, noliktavas atlikumi un finanšu informācija atrodas vienuviet. Šāda struktūra samazina ikdienas uzturēšanas izmaksas un pilnībā izslēdz datu sinhronizācijas kļūdas. Šāda arhitektūra ir gatava gan uzņēmuma izaugsmei, gan augstākām slodzēm.
CRM migrācija no Salesforce
Iepriekš SPX pārdošanas un klientu attiecību vadības procesi tika organizēti Salesforce vidē. Lai gan tā neapšaubāmi ir jaudīga sistēma, uzturēt to pilnīgi atrauti no e-komercijas platformas un noliktavas atlikumu uzskaites bija neefektīvi. Odoo ieviešanas ietvaros tika veikta pilna CRM migrācija no Salesforce uz Odoo CRM moduļiem.
Migrācijas process ietvēra klientu datu, kontaktu, komunikācijas vēstures un visu aktīvo darījumu pārnešanu, nodrošinot pilnīgu nepārtrauktību pārdošanas komandas darbā. Odoo CRM integrācija ar pārējiem sistēmas moduļiem nozīmē, ka tagad pārdošanas speciālists tieši no klienta kartītes var nekavējoties pārbaudīt preču pieejamību noliktavā, noformēt piedāvājumu, piemērot specifiskas B2B atlaides un redzēt visas iepriekšējās interakcijas. Tas ietver arī tehniskā atbalsta pieteikumus un e-komercijas pirkumus, būtiski paātrinot lēmumu pieņemšanu un padarot piedāvājumu sagatavošanu krietni plūstošāku.
E-komercija: no Magento uz Odoo
Paralēli CRM migrācijai, būtiska un stratēģiska projekta sastāvdaļa bija e-komercijas platformas maiņa. SPX iepriekš izmantoja Magento e-veikalu, kura nepārtrauktā sinhronizācija ar uzskaites sistēmām prasīja liekus papildu resursus. Migrācija no Magento uz Odoo eCommerce ļāva uzņēmuma e-veikalu pārvērst par dabisku un pilnvērtīgu ERP sistēmas sastāvdaļu.
Tagad Odoo eCommerce izmanto to pašu vienoto preču katalogu un to pašu klientu datubāzi, ko klātienes un B2B pārdošanas komanda. Ja noliktavā mainās preces atlikums vai bāzes cena, tas uzreiz, bez aizkavēšanās atspoguļojas e-veikalā. Tas nozīmē, ka pilnībā izzūd risks pārdot klientam preci, kuras patiesībā vairs nav noliktavā. Turklāt reģistrētie B2B klienti, ienākot e-veikalā ar savu profilu, automātiski redz sev piemērotās individuālās līguma cenas un var ļoti ērti pārskatīt savu iepriekšējo pasūtījumu vēsturi, kā arī lejupielādēt rēķinus.
Maksājumi un piegāde
Lai nodrošinātu pilnvērtīgu un mūsdienīgu e-komercijas pieredzi, kā arī automatizētu pasūtījumu apstrādi noliktavā, sistēmā tika iestrādātas vairākas būtiskas integrācijas.
- Decta integrācija: Lai nodrošinātu drošus, ātrus un uzticamus tiešsaistes norēķinus, Odoo e-veikalā tika integrēta Decta maksājumu sistēma. Tas ļauj klientiem ērti apmaksāt pirkumus ar maksājumu kartēm uzreiz pirkuma noformēšanas brīdī.
- Kurjerdienestu integrācijas: Loģistikas un piegādes procesu automatizācijai tika izveidoti tieši savienojumi ar vadošajiem piegādes tīkliem: Omniva, Latvijas Pasts, DPD, Unisend un Venipak.
Šīs kurjeru integrācijas ļauj klientiem izvēlēties ērtāko piegādes veidu tieši pirkuma grozā, bet SPX noliktavas darbiniekiem – automātiski ģenerēt sūtījumu pavadlapas tieši no Odoo sistēmas. Tādējādi tiek novērsta jebkāda nepieciešamība manuāli pārrakstīt datus kurjeru portālos.
IT serviss un distribūcija vienā sistēmā
IT servisa un distribūcijas biznesam ir ļoti specifiskas un augstas prasības attiecībā uz preču izsekojamību un pēcpārdošanas atbalstu. Odoo moduļu arhitektūra lieliski ļauj šos aspektus apvienot vienā ekosistēmā, ieviešot sekojošas funkcijas:
- Pārdošana un piedāvājumi: Ātra un ērta komercpiedāvājumu sagatavošana.
- B2B un B2C cenas: Sarežģītu cenu lapu un atlaižu matriču uzturēšana dažādiem klientu segmentiem.
- Noliktava un krājumi ar sērijas numuriem: Pilnīga ienākošo un izejošo preču izsekojamība pa sērijas numuriem, kas ir kritiski svarīgi IT iekārtu garantijas nodrošināšanai.
- Iepirkumi no piegādātājiem: Automatizēta krājumu papildināšana un iepirkumu pasūtījumu ģenerēšana sadarbības partneriem.
- IT servisa pieteikumi (Helpdesk): Klientu atbalsta biļešu reģistrācija un pārvaldība ar ērtu komunikācijas vēsturi.
- Servisa līgumi un abonementi: IT apkalpošanas līgumu un licenču termiņu precīza uzskaite ar automātisku rēķinu izrakstīšanu.
- Remonti un garantijas: Iekārtu remonta cikla vadība, rezerves daļu uzskaite un garantijas termiņu ātra pārbaude pēc sērijas numura.
- Lauka serviss: Izbraukumu plānošana IT tehniķiem pie klientiem un objektā patērētā laika reģistrācija.
- Projektu un laika uzskaite: Apjomīgu infrastruktūras ieviešanas projektu plānošana un darbinieku patērētā laika uzskaite.
- Grāmatvedība ar Latvijas lokalizāciju un e-rēķiniem: Pilna finanšu uzskaite atbilstoši vietējai likumdošanai, integrēta e-rēķinu aprite un atskaites.
- Atskaites: Pielāgojami informācijas paneļi biznesa analītikai visiem uzņēmuma līmeņiem.
Kā mēs strādājām
Jebkuras biznesa ERP sistēmas maiņa ir atbildīgs process, tāpēc sadarbībā ar SPX mēs izmantojām ļoti strukturētu un pakāpenisku pieeju:
- Analīze un plānošana: Detalizēta SPX esošo procesu izpēte, datu plūsmu kartēšana un jaunās Odoo sistēmas arhitektūras definēšana.
- Sistēmas uzstādīšana: Tika izveidota droša Odoo vide, uzstādīti nepieciešamie moduļi un veikta Latvijas lokalizācijas konfigurācija.
- Datu migrācija: Rūpīga un pakāpeniska datu migrācija no Salesforce un Magento, nodrošinot maksimālu datu tīrību un precizitāti pirms starta.
- Integrāciju izstrāde: Drošu savienojumu izveide un testēšana ar Decta maksājumu vārteju un visiem nepieciešamajiem kurjerdienestiem.
- Apmācība un testēšana: Kopīga sistēmas testēšana reālos ikdienas lietošanas scenārijos un darbinieku apmācība, lai nodrošinātu vienmērīgu un skaidru pāreju jaunajā vidē.
- Palaišana un atbalsts: Sistēmas palaišana produkcijas režīmā un atbalsts pirmajās darba nedēļās.
Ko tas dod uzņēmumam
Šāda mēroga pāreja uz pilnībā vienotu ERP un e-komercijas sistēmu izmaina to, kā uzņēmums operatīvi darbojas un pārvalda savus resursus. SPX iegūst vienu, uzticamu patiesības avotu visiem saviem biznesa datiem. Tas nozīmē ievērojami mazāk manuāla darba, kas iepriekš tika veltīts datu pārrakstīšanai no vienas sistēmas otrā, un būtiski samazinātu cilvēcisko kļūdu risku.
Līdz ar to klientu apkalpošana kļūst pilnīgi caurspīdīga un ātrāka – no brīža, kad klients veic pasūtījumu e-veikalā, līdz brīdim, kad iekārta tiek piegādāta un reģistrēta servisa līgumā. Turklāt vienota arhitektūra nozīmē daudz vieglāku mērogojamību nākotnē, ļaujot SPX ātri pievienot jaunus pakalpojumus vai pārdošanas kanālus bez nepieciešamības kardināli pārstrādāt savu IT pamata infrastruktūru. Vienota sistēma ļauj uzņēmumam koncentrēties uz savu pamatbiznesu – IT servisu un distribūciju.