Lailio, Latvijos IT partneris, turintis didelę patirtį nuo 2008 metų, specializuojasi Odoo ERP sistemų diegime ir specialiai pritaikytos programinės įrangos kūrime. Vienas reikšmingiausių ir technologiškai sudėtingiausių mūsų logistikos pramonės projektų buvo įgyvendintas glaudžiai bendradarbiaujant su įmone Omniva, kuriant modernią sandėlio kaip paslaugos (warehouse-as-a-service arba fulfillment) platformą. Pagrindinis projekto tikslas buvo sukurti vieningą, automatizuotą ir saugią sistemą, kuri leistų Omniva verslo klientams patiems patogiai ir skaidriai valdyti savo sandėlio operacijas, naudojant tam specialiai sukurtą portalą. Šiame straipsnyje išsamiau dalijamės projekto technine architektūra ir sukurtais procesais iš sistemos kūrėjo perspektyvos.
Platformos architektūra Odoo pagrindu
Sistemos techninės architektūros pagrindas yra Odoo ERP sprendimas, kuris kūrimo eigoje buvo iš esmės pritaikytas specifiniams trečiosios šalies logistikos (3PL) paslaugų teikėjo poreikiams. Vienas pagrindinių architektūrinių iššūkių buvo užtikrinti itin stabilią ir saugią daugelio vartotojų (multi-tenant) aplinką. Joje vienu metu ir visiškai nepriklausomai veikia daugybė Omniva klientų, todėl duomenų izoliacija ir saugumas turi kritinę reikšmę. Standartiniai Odoo sandėlio moduliai buvo išplėsti, kad palaikytų sudėtingus ir daugiapakopius fulfillment procesus – nuo tikslios prekių apskaitos iki detalaus paslaugų tarifų nustatymo ir automatinio sąskaitų išrašymo už fizinį saugojimą bei kiekvieną sandėlyje atliktą operaciją. Platforma sukurta taip, kad sistema galėtų greitai apdoroti didelės apimties duomenis, nuolat išlaikydama sinchronizaciją realiuoju laiku su išorinėmis el. komercijos sistemomis.
Savitarnos portalas klientams
Siekiant radikaliai sumažinti rankinės komunikacijos poreikį ir gerokai paspartinti procesus, sukūrėme specializuotą savitarnos portalą. Tai patogi, moderni aplinka, kurioje klientas autentifikuojasi ir, dėka griežtos teisių politikos, gauna prieigos teises išskirtinai tik prie savo duomenų. Portale klientas gali savarankiškai prižiūrėti savo prekių katalogą, apibrėžti naujus produktus ir jų parametrus, taip pat nuolat realiuoju laiku stebėti sandėlio likučius. Šis portalas tarnauja kaip pagrindinis valdymo pultas el. komercijos prekybininkams ir verslo klientams, leisdamas bet kuriuo paros metu nepriklausomai ir be tiesioginio, daug laiko reikalaujančio bendravimo su sandėlio operatoriais valdyti savo prekių judėjimą.
Priėmimas
Prekių atvykimas į sandėlį yra kritinis pirmasis žingsnis visoje tiekimo grandinėje. Sistemoje procesas prasideda tuo metu, kai klientas savitarnos portale sukuria išankstinį pranešimą apie atgabenimą (ASN – Advanced Shipping Notice). Tai suteikia sandėlio darbuotojams ir planuotojams labai svarbią išankstinę informaciją apie tai, kokios prekės ir kokiais kiekiais bus pristatytos, leidžiant laiku rezervuoti resursus. Kai fizinis krovinys pasiekia Omniva sandėlį, sistema užtikrina struktūruotą ir greitą priėmimo kontrolę. Darbuotojai naudoja skanerius prekių kiekio patikrinimui, o sistema pati automatiškai palygina realiai gautą kiekį su nurodytu ASN. Baigus priėmimą, platforma sugeneruoja užduotis prekių padėjimui atitinkamose saugojimo vietose, maksimaliai optimizuojant turimos erdvės ir lentynų panaudojimą.
Išdavimas
Užsakymų vykdymas ir prekių išdavimas arba komplektavimas yra automatizuotas, siekiant iki minimumo sumažinti vieno užsakymo apdorojimo laiką. Klientai gali įvesti savo užsakymus rankiniu būdu per portalą arba visiškai automatiškai per mūsų sukurtas API ir el. parduotuvių integracijas. Kai tik naujas užsakymas patenka į sistemą, jis nedelsiant nukreipiamas į sandėlio zoną komplektavimui. Odoo sugeneruoja optimaliausius komplektavimo maršrutus, leidžiančius vienam darbuotojui logiška seka ir be nereikalingo vaikščiojimo surinkti prekes iš karto keliems užsakymams. Po to seka pakavimo etapas, kuriame sistema padeda pasirinkti tinkamiausią pakuotę ir tiksliai užfiksuoja galutinės siuntos svorį bei matmenis.
Pristatymas
Kai siunta yra saugiai supakuota, sistema automatiškai ją paruošia išsiuntimui arba pristatymui. Sugeneruojamos ir atspausdinamos pristatymo etiketės, taip pat visi reikalingi lydimieji dokumentai. Platforma yra tiesiogiai ir glaudžiai integruota su plačiu Omniva pristatymo tinklu, o tai reiškia visiškai sklandų duomenų perdavimą iš sandėlio į transporto skyrių. Sandėlio operatoriui belieka tik padėti siuntą į atitinkamą išsiuntimo zoną. Taigi, klientas savo portale iškart mato užsakymo statuso pasikeitimą ir gali sekti prekės pristatymo procesą.
Grąžinimai, ataskaitos ir sąskaitos
Realiame el. komercijos versle prekių grąžinimai yra neišvengiami. Sukurta sistema užtikrina standartizuotą grąžintų prekių registraciją, jų kokybės patikrinimo fiksavimą ir grąžinimą atgal į aktyvius likučius arba, sugadinimo atveju – nurašymą. Dar vienas svarbus sistemos komponentas yra platus ataskaitų modulis. Portale klientams visada prieinami įvairūs dokumentai, atsargų judėjimo ataskaitos ir istoriniai duomenys. Be to, platforma automatiškai atlieka visų suteiktų paslaugų apskaitą – ji fiksuoja panaudotą fizinio saugojimo apimtį, apdorotų užsakymų ir eilučių skaičių, priėmimo vienetus ir operacijas. Ši tiksli informacija yra pagrindas sąskaitų išrašymui, visiškai automatizuojant sudėtingą atsiskaitymo už 3PL paslaugas procesą.
Kaip mes dirbome
Tokio didelio masto ir sudėtingumo Odoo diegimas reikalauja labai aiškaus planavimo ir metodiško vykdymo. Lailio komanda pradėjo projektą nuo gilios esamų reikalavimų ir logistikos procesų analizės, dirbdama kartu su Omniva pramonės ekspertais. Kartu buvo apibrėžti duomenų srautų modeliai ir vartotojų teisių matricos. Po verslo analizės sekė architektūros ir greitų prototipų kūrimas, leidęs užsakovui laiku patvirtinti vartotojo sąsają ir pagrindinius procesus. Kitas, imliausias laiko atžvilgiu etapas, buvo Odoo funkcionalumo programavimas ir pritaikymas, saugumo politikų integravimas bei sudėtingų integracijų sukūrimas. Galiausiai buvo atliktas kruopštus testavimas, simuliuojant realias sandėlio apkrovas, po kurio sekė saugus ir laipsniškas platformos įdiegimas produkcinėje aplinkoje.
Ką tai duoda
Naujai sukurta sandėlio kaip paslaugos platforma iš esmės keičia sandėlio valdymo ir B2B klientų aptarnavimo požiūrį logistikoje. Ji suteikia el. komercijos prekybininkams visišką, realiuoju laiku veikiančią savo atsargų kontrolę be poreikio investuoti ir prižiūrėti savo fizinę sandėlio infrastruktūrą. Automatizuoti duomenų mainai ir savitarnos portalas drastiškai sumažina žmogiškųjų klaidų riziką ir administracinę naštą tiek klientui, tiek vykdytojui. Savo ruožtu, paslaugų teikėjas gauna keičiamo mastelio, greitą ir stabilią sistemą. Tai leidžia žymiai efektyviau valdyti sandėlio pajėgumus, standartizuoti visas fizines operacijas ir visiškai be rankinio darbo apskaityti visas suteiktas paslaugas teisingam sąskaitų išrašymui klientams.