Įmonei, kurios pagrindinė veikla yra IT paslaugos ir platinimas, verslo procesų valdymas dažnai reikalauja sudėtingo žongliravimo tarp skirtingų, tarpusavyje nesusijusių platformų. Situacijose, kai pardavimų komanda dirba vienoje sistemoje, sandėlis – kitoje, el. parduotuvė veikia visiškai atskirai, o IT paslaugų užklausos registruojamos dar kitur, atsiranda didelis duomenų susiskaidymas. Tai sukelia nereikalingą duomenų dubliavimąsi, gerokai apsunkina bendro įmonės vaizdo matymą ir ilgainiui sulėtina klientų aptarnavimo greitį.
SPX yra įmonė, kurios kasdienis darbas apima tiek IT įrangos platinimą plačiam klientų ratui, tiek pilno ciklo IT paslaugų teikimą. Siekdama optimizuoti ir sutvarkyti vidinius procesus, taip pat sukurti stabilų ir vieningą pagrindą tolesniam verslo augimui, įmonė priėmė sprendimą sujungti savo IT infrastruktūrą, pereinant prie vienos integruotos verslo valdymo sistemos. Kaip ilgametis Latvijos IT partneris nuo 2008 metų, turintis gilią patirtį diegiant Odoo ERP, atliekant sudėtingas integracijas ir prižiūrint infrastruktūrą, Lailio tapo SPX partneriu įgyvendinant šią didelio masto transformaciją.
Sprendimo architektūra
Pagrindinis projekto tikslas buvo sukurti centralizuotą duomenų aplinką, kurioje kiekvienas verslo įrašas egzistuoja tik vienu egzemplioriumi ir yra pasiekiamas realiuoju laiku visiems susijusiems įmonės padaliniams. Sprendimo architektūra buvo kryptingai grindžiama Odoo ERP platforma, kuri gali visiškai patenkinti visus SPX verslo poreikius – nuo pat pirmojo kontakto su klientu iki prekės pristatymo, sąskaitos išrašymo ir techninės priežiūros po pardavimo.
Užuot palaikius brangų, lėtą ir sudėtingą integracijų tinklą tarp skirtingų programų, architektūra buvo kiek įmanoma supaprastinta, visus pagrindinius procesus perkėlus į Odoo modulius. Tai reiškia, kad klientų duomenų bazė, prekių katalogas, sandėlio likučiai ir finansinė informacija yra vienoje vietoje. Tokia struktūra sumažina kasdienes priežiūros išlaidas ir visiškai pašalina duomenų sinchronizavimo klaidas. Tokia architektūra yra pasirengusi tiek įmonės augimui, tiek didesnėms apkrovoms.
CRM perkėlimas iš Salesforce
Anksčiau SPX pardavimų ir ryšių su klientais valdymo procesai buvo organizuojami Salesforce aplinkoje. Nors tai neabejotinai yra galinga sistema, jos palaikymas visiškai atskirai nuo e-komercijos platformos ir sandėlio likučių apskaitos buvo neefektyvus. Diegiant Odoo, buvo atliktas visiškas CRM perkėlimas iš Salesforce į Odoo CRM modulius.
Perkėlimo procesas apėmė klientų duomenų, kontaktų, komunikacijos istorijos ir visų aktyvių sandorių perkėlimą, užtikrinant visišką pardavimų komandos darbo tęstinumą. Odoo CRM integracija su kitais sistemos moduliais reiškia, kad dabar pardavimų specialistas tiesiai iš kliento kortelės gali nedelsdamas patikrinti prekių prieinamumą sandėlyje, suformuoti pasiūlymą, pritaikyti specifines B2B nuolaidas ir matyti visas ankstesnes interakcijas. Tai apima ir techninio palaikymo užklausas bei e-komercijos pirkimus, o tai žymiai paspartina sprendimų priėmimą ir padaro pasiūlymų rengimą kur kas sklandesnį.
E-komercija: iš Magento į Odoo
Lygiagrečiai su CRM perkėlimu, svarbi ir strateginė projekto dalis buvo e-komercijos platformos pakeitimas. SPX anksčiau naudojo Magento el. parduotuvę, kurios nuolatinis sinchronizavimas su apskaitos sistemomis reikalavo nereikalingų papildomų išteklių. Perkėlimas iš Magento į Odoo eCommerce leido įmonės el. parduotuvę paversti natūralia ir visaverte ERP sistemos dalimi.
Dabar Odoo eCommerce naudoja tą patį vieningą prekių katalogą ir tą pačią klientų duomenų bazę, kaip ir tiesioginių bei B2B pardavimų komanda. Jei sandėlyje pasikeičia prekės likutis ar bazinė kaina, tai iškart, be jokių vėlavimų atsispindi el. parduotuvėje. Tai reiškia, kad visiškai išnyksta rizika parduoti klientui prekę, kurios iš tikrųjų nebėra sandėlyje. Be to, registruoti B2B klientai, prisijungę prie el. parduotuvės su savo profiliu, automatiškai mato jiems taikomas individualias sutarties kainas ir gali labai patogiai peržiūrėti savo ankstesnių užsakymų istoriją, taip pat atsisiųsti sąskaitas.
Mokėjimai ir pristatymas
Siekiant užtikrinti visavertę ir šiuolaikišką e-komercijos patirtį, taip pat automatizuoti užsakymų apdorojimą sandėlyje, į sistemą buvo įdiegtos kelios esminės integracijos.
- Decta integracija: Siekiant užtikrinti saugius, greitus ir patikimus atsiskaitymus internetu, į Odoo el. parduotuvę buvo integruota Decta mokėjimų sistema. Tai leidžia klientams patogiai apmokėti pirkinius mokėjimo kortelėmis iškart pirkimo formavimo metu.
- Kurjerių tarnybų integracijos: Logistikos ir pristatymo procesų automatizavimui buvo sukurti tiesioginiai ryšiai su pirmaujančiais pristatymo tinklais: Omniva, Latvijas Pasts, DPD, Unisend ir Venipak.
Šios kurjerių integracijos leidžia klientams pasirinkti patogiausią pristatymo būdą tiesiog pirkinių krepšelyje, o SPX sandėlio darbuotojams – automatiškai generuoti siuntų važtaraščius tiesiai iš Odoo sistemos. Taip išvengiama bet kokio poreikio rankiniu būdu perrašinėti duomenis į kurjerių portalus.
IT paslaugos ir platinimas vienoje sistemoje
IT paslaugų ir platinimo verslas turi labai specifinius ir aukštus reikalavimus prekių atsekamumui bei palaikymui po pardavimo. Odoo modulių architektūra puikiai leidžia šiuos aspektus sujungti į vieną ekosistemą, įdiegiant šias funkcijas:
- Pardavimai ir pasiūlymai: Greitas ir patogus komercinių pasiūlymų rengimas.
- B2B ir B2C kainos: Sudėtingų kainoraščių ir nuolaidų matricų skirtingiems klientų segmentams palaikymas.
- Sandėlis ir atsargos su serijos numeriais: Visiškas įeinančių ir išeinančių prekių atsekamumas pagal serijos numerius, o tai kritiškai svarbu užtikrinant IT įrangos garantiją.
- Pirkimai iš tiekėjų: Automatizuotas atsargų papildymas ir pirkimo užsakymų bendradarbiavimo partneriams generavimas.
- IT paslaugų užklausos (Helpdesk): Klientų aptarnavimo bilietų registracija ir valdymas su patogia komunikacijos istorija.
- Aptarnavimo sutartys ir prenumeratos: Tiksli IT aptarnavimo sutarčių ir licencijų terminų apskaita su automatiniu sąskaitų išrašymu.
- Remontas ir garantijos: Įrangos remonto ciklo valdymas, atsarginių dalių apskaita ir greitas garantinių terminų patikrinimas pagal serijos numerį.
- Lauko paslaugos: Išvykimų pas klientus planavimas IT technikams ir objekte praleisto laiko registracija.
- Projektų ir laiko apskaita: Didelės apimties infrastruktūros diegimo projektų planavimas ir darbuotojų sugaišto laiko apskaita.
- Buhalterija su Latvijos lokalizacija ir e. sąskaitomis: Pilna finansinė apskaita pagal vietinius teisės aktus, integruota e. sąskaitų apyvarta ir ataskaitos.
- Ataskaitos: Pritaikomos informacijos suvestinės verslo analitikai visais įmonės lygiais.
Kaip mes dirbome
Bet kokios verslo ERP sistemos keitimas yra atsakingas procesas, todėl bendradarbiaudami su SPX taikėme labai struktūruotą ir laipsnišką požiūrį:
- Analizė ir planavimas: Išsamus esamų SPX procesų tyrimas, duomenų srautų kartografavimas ir naujosios Odoo sistemos architektūros apibrėžimas.
- Sistemos diegimas: Buvo sukurta saugi Odoo aplinka, įdiegti reikiami moduliai ir atlikta Latvijos lokalizacijos konfigūracija.
- Duomenų perkėlimas: Kruopštus ir laipsniškas duomenų perkėlimas iš Salesforce ir Magento, užtikrinant maksimalų duomenų švarumą ir tikslumą prieš startą.
- Integracijų kūrimas: Saugių ryšių sukūrimas ir testavimas su Decta mokėjimų vartais bei visomis reikiamomis kurjerių tarnybomis.
- Mokymai ir testavimas: Bendras sistemos testavimas realiuose kasdienio naudojimo scenarijuose ir darbuotojų mokymai, siekiant užtikrinti sklandų ir aiškų perėjimą prie naujos aplinkos.
- Paleidimas ir palaikymas: Sistemos paleidimas į produkciją ir palaikymas pirmosiomis darbo savaitėmis.
Ką tai duoda įmonei
Tokio masto perėjimas prie visiškai vieningos ERP ir e-komercijos sistemos keičia tai, kaip įmonė operatyviai veikia ir valdo savo išteklius. SPX gauna vieną, patikimą tiesos šaltinį visiems savo verslo duomenims. Tai reiškia gerokai mažiau rankinio darbo, kuris anksčiau buvo skiriamas duomenų perrašinėjimui iš vienos sistemos į kitą, ir iš esmės sumažintą žmogiškųjų klaidų riziką.
Dėl to klientų aptarnavimas tampa visiškai skaidrus ir greitesnis – nuo to momento, kai klientas pateikia užsakymą el. parduotuvėje, iki to momento, kai įranga pristatoma ir užregistruojama aptarnavimo sutartyje. Be to, vieninga architektūra reiškia kur kas lengvesnį mastelio keitimą ateityje, leidžiantį SPX greitai pridėti naujas paslaugas ar pardavimo kanalus, be būtinybės iš esmės perkurti savo pagrindinę IT infrastruktūrą. Vieninga sistema leidžia įmonei susitelkti į savo pagrindinį verslą – IT paslaugas ir platinimą.