Lailio, latvialainen IT-kumppani, jolla on merkittävää kokemusta vuodesta 2008 alkaen, on erikoistunut Odoo ERP -järjestelmien käyttöönottoon ja räätälöityjen ohjelmistojen kehitykseen. Yksi merkittävimmistä ja teknologisesti haastavimmista logistiikka-alan projekteistamme on toteutettu tiiviissä yhteistyössä Omnivan kanssa kehittämällä moderni varasto palveluna (warehouse as a service eli fulfillment) -alusta. Projektin päätavoitteena oli luoda yhtenäinen, automatisoitu ja turvallinen järjestelmä, jonka avulla Omnivan B2B-asiakkaat voivat itse hallita varastotoimintojaan kätevästi ja läpinäkyvästi tätä varten erityisesti kehitetyn portaalin kautta. Tässä artikkelissa kerromme tarkemmin projektin teknisestä arkkitehtuurista ja kehitetyistä prosesseista järjestelmän kehittäjän näkökulmasta.
Alustan arkkitehtuuri Odoolla
Järjestelmän teknisen arkkitehtuurin perustana on Odoo ERP -ratkaisu, jota mukautettiin kehityksen aikana merkittävästi kolmannen osapuolen logistiikka- (3PL) -palveluntarjoajan erityistarpeisiin. Yksi tärkeimmistä arkkitehtuurin haasteista oli varmistaa erittäin vakaa ja turvallinen moniasiakasympäristö (multi-tenant). Siinä toimii samanaikaisesti ja täysin itsenäisesti useita Omnivan asiakkaita, minkä vuoksi datan eristäminen ja turvallisuus ovat kriittisen tärkeitä. Odoon vakiomuotoisia varastomoduuleja laajennettiin tukemaan monimutkaisia ja monivaiheisia fulfillment-prosesseja – aina tarkasta tavaraseurannasta yksityiskohtaiseen palvelujen hinnoitteluun sekä automaattiseen laskutukseen fyysisestä varastoinnista ja jokaisesta varastossa suoritetusta toimenpiteestä. Alusta on suunniteltu siten, että järjestelmä pystyy käsittelemään nopeasti suuria tietomääriä säilyttäen samalla jatkuvan reaaliaikaisen synkronoinnin ulkoisten verkkokauppajärjestelmien kanssa.
Itsepalveluportaali asiakkaille
Manuaalisen viestinnän radikaaliksi vähentämiseksi ja prosessien nopeuttamiseksi merkittävästi loimme erikoistuneen itsepalveluportaalin. Se on kätevä, moderni ympäristö, johon asiakas tunnistautuu ja johon hän saa tiukan oikeuskäytännön ansiosta pääsyoikeuden yksinomaan omaan dataansa. Portaalissa asiakas voi itsenäisesti ylläpitää tuoteluetteloaan, määritellä uusia tuotteita ja niiden parametreja sekä seurata varastosaldoja jatkuvasti reaaliajassa. Tämä portaali toimii verkkokauppiaiden ja B2B-asiakkaiden pääohjauskeskuksena, ja sen avulla tavaraliikennettä voi hallita itsenäisesti mihin vuorokauden aikaan tahansa ilman suoraa, aikaa vievää yhteydenpitoa varasto-operaattoreiden kanssa.
Vastaanotto
Tavaroiden saapuminen varastoon on toimitusketjun kriittinen ensimmäinen askel. Järjestelmässä prosessi alkaa, kun asiakas luo itsepalveluportaalissa tavaran saapumisilmoituksen (ASN – Advanced Shipping Notice). Tämä antaa varastotyöntekijöille ja suunnittelijoille erittäin tärkeää ennakkotietoa siitä, mitä tavaroita ja kuinka paljon toimitetaan, mikä mahdollistaa resurssien varaamisen ajoissa. Kun fyysinen rahti saapuu Omnivan varastoon, järjestelmä varmistaa jäsennellyn ja nopean vastaanottotarkastuksen. Työntekijät käyttävät skannereita tavaroiden määrän tarkistamiseen, ja järjestelmä itse vertaa automaattisesti todellisuudessa vastaanotettua määrää ASN:ssä ilmoitettuun. Vastaanoton päätyttyä alusta luo tehtävät tavaroiden siirtämiseksi niille kuuluville säilytyspaikoille optimoiden käytettävissä olevan tilan ja hyllyjen käytön maksimiin.
Keräily
Tilausten toteutus ja tavaroiden luovutus eli keräily on automatisoitu yhden tilauksen käsittelyajan minimoimiseksi. Asiakkaat voivat syöttää tilauksensa manuaalisesti portaalin kautta tai täysin automaattisesti kehittämiemme API- ja verkkokauppaintegraatioiden kautta. Heti kun uusi tilaus saapuu järjestelmään, se ohjataan välittömästi varaston puolelle kerättäväksi. Odoo luo optimaalisimmat keräilyreitit, joiden avulla yksi työntekijä voi kerätä tavarat useisiin tilauksiin kerralla loogisessa järjestyksessä ja ilman turhaa kävelyä. Tätä seuraa pakkausvaihe, jossa järjestelmä auttaa valitsemaan sopivimman pakkauksen ja kirjaa tarkasti lopullisen lähetyksen painon ja mitat.
Toimitus
Kun lähetys on pakattu turvallisesti, järjestelmä valmistelee sen automaattisesti lähetystä eli toimitusta varten. Järjestelmä luo ja tulostaa toimitustarrat sekä kaikki tarvittavat saateasiakirjat. Alusta on integroitu suoraan ja tiiviisti Omnivan laajaan toimitusverkostoon, mikä tarkoittaa täysin saumatonta tiedonsiirtoa varastosta kuljetusosastolle. Varasto-operaattorin tehtäväksi jää vain asettaa lähetys vastaavalle lähetysalueelle. Tämän myötä asiakas näkee portaalissaan heti tilauksen tilan muutoksen ja voi seurata tavaran toimitusprosessia.
Palautukset, raportit ja laskutus
Todellisessa verkkokauppaliiketoiminnassa tavaroiden palautukset ovat väistämättömiä. Kehitetty järjestelmä varmistaa palautettujen tavaroiden standardoidun rekisteröinnin, niiden laadunvarmistuksen kirjaamisen ja palauttamisen takaisin aktiiviseen saldoon tai vauriotapauksessa niiden alaskirjauksen. Toinen olennainen osa järjestelmää on laaja raportointimoduuli. Portaalissa asiakkaiden saatavilla on aina erilaisia asiakirjoja, varastotapahtumien katsauksia ja historiatietoja. Lisäksi alusta pitää automaattisesti kirjaa kaikista tarjotuista palveluista – se kirjaa ylös käytetyn fyysisen varastotilan, käsiteltyjen tilausten ja rivien määrän, vastaanottoyksiköt ja toimenpiteet. Tämä tarkka tieto toimii laskutuksen perustana ja automatisoi monimutkaisen 3PL-palveluiden laskutusprosessin täysin.
Kuinka työskentelimme
Näin laajan ja monimutkaisen Odoo-käyttöönoton toteuttaminen vaatii erittäin selkeää suunnittelua ja järjestelmällistä toteutusta. Lailion tiimi aloitti projektin analysoimalla syvällisesti olemassa olevat vaatimukset ja logistiikkaprosessit yhdessä Omnivan alan asiantuntijoiden kanssa. Yhdessä määriteltiin tietovirtamallit ja käyttäjäoikeusmatriisit. Liiketoiminta-analyysiä seurasi arkkitehtuurin ja nopeiden prototyyppien luominen, joiden avulla asiakas pystyi ajoissa validoimaan käyttöliittymän ja ydinprosessit. Seuraava, kaikista työläin vaihe, oli Odoon toiminnallisuuksien ohjelmointi ja mukauttaminen, turvallisuuskäytäntöjen integrointi sekä monimutkaisten integraatioiden rakentaminen. Lopuksi suoritettiin huolellinen testaus simuloimalla todellisia varastokuormituksia, mitä seurasi alustan turvallinen ja vaiheittainen käyttöönotto tuotantoympäristöön.
Mitä tämä mahdollistaa
Vastaluotu varasto palveluna -alusta muuttaa merkittävästi lähestymistapaa varastonhallintaan ja B2B-asiakaspalveluun logistiikassa. Se antaa verkkokauppiaille täydellisen, reaaliaikaisen hallinnan varastoihinsa ilman tarvetta investoida ja ylläpitää omaa fyysistä varastoinfrastruktuuria. Automatisoitu tiedonsiirto ja itsepalveluportaali vähentävät radikaalisti inhimillisten virheiden riskiä ja hallinnollista taakkaa sekä asiakkaalle että toteuttajalle. Palveluntarjoaja puolestaan saa käyttöönsä skaalautuvan, nopean ja vakaan järjestelmän. Se mahdollistaa varastokapasiteetin huomattavasti tehokkaamman hallinnan, kaikkien lattiatason toimintojen standardisoinnin ja kaikkien tarjottujen palveluiden täydellisen kirjaamisen ilman manuaalista työtä asiakkaiden asianmukaista laskutusta varten.