Yritykselle, jonka ydinliiketoimintaa ovat IT-palvelut ja jakelu, liiketoimintaprosessien hallinta vaatii usein monimutkaista jonglöörausta eri toisistaan irrallisten alustojen välillä. Tilanteissa, joissa myyntitiimi työskentelee yhdessä järjestelmässä, varasto toisessa, verkkokauppa toimii täysin erillään ja IT-palvelupyynnöt kirjataan vielä muualle, syntyy merkittävää tiedon pirstoutumista. Tämä aiheuttaa tarpeetonta tietojen päällekkäisyyttä, vaikeuttaa huomattavasti kokonaiskuvan saamista yrityksestä ja hidastaa pitkällä aikavälillä asiakaspalvelua.
SPX on yritys, jonka päivittäiseen työhön kuuluu sekä IT-laitteiden jakelu laajalle asiakaskunnalle että täyden elinkaaren IT-palveluiden tarjoaminen. Sisäisten prosessien optimoimiseksi ja virtaviivaistamiseksi sekä vakaan ja yhtenäisen perustan luomiseksi tulevalle liiketoiminnan kasvulle yritys päätti yhdistää IT-infrastruktuurinsa siirtymällä yhteen integroituun liiketoiminnan hallintajärjestelmään. Lailio, joka on ollut pitkäaikainen latvialainen IT-kumppani vuodesta 2008 lähtien ja jolla on syvällistä kokemusta Odoo ERP -käyttöönotoista, monimutkaisista integraatioista ja infrastruktuurin ylläpidosta, valittiin SPX:n kumppaniksi tämän laajan muutoksen toteuttamiseen.
Ratkaisun arkkitehtuuri
Projektin päätavoitteena oli luoda keskitetty tietoympäristö, jossa jokainen liiketoimintatietue on olemassa vain yhtenä kappaleena ja on reaaliaikaisesti kaikkien yrityksen osastojen saatavilla. Ratkaisun arkkitehtuuri rakennettiin määrätietoisesti Odoo ERP -alustan varaan, joka pystyy kattamaan SPX:n kaikki liiketoimintatarpeet täydellisesti – aina asiakkaan ensimmäisestä kontaktista tuotteen toimitukseen, laskutukseen ja myynnin jälkeiseen tekniseen tukeen.
Sen sijaan, että ylläpidettäisiin kallista, hidasta ja monimutkaista integraatioverkostoa eri ohjelmien välillä, arkkitehtuurista tehtiin mahdollisimman yksinkertainen siirtämällä kaikki ydinprosessit Odoo-moduuleihin. Tämä tarkoittaa, että asiakastietokanta, tuoteluettelo, varastosaldot ja taloustiedot sijaitsevat samassa paikassa. Tällainen rakenne alentaa päivittäisiä ylläpitokustannuksia ja eliminoi täysin tietojen synkronointivirheet. Tämä arkkitehtuuri on valmis sekä yrityksen kasvuun että suurempaan kuormitukseen.
CRM-migraatio Salesforcesta
Aiemmin SPX:n myynti- ja asiakkuudenhallintaprosessit hoidettiin Salesforce-ympäristössä. Vaikka se on kiistatta tehokas järjestelmä, sen ylläpitäminen täysin erillään verkkokauppa-alustasta ja varastosaldokirjanpidosta oli tehotonta. Odoon käyttöönoton yhteydessä suoritettiin täydellinen CRM-migraatio Salesforcesta Odoo CRM -moduuleihin.
Siirtoprosessi sisälsi asiakastietojen, yhteystietojen, viestintähistorian ja kaikkien aktiivisten kauppojen siirron, mikä varmisti myyntitiimin työn täydellisen jatkuvuuden. Odoo CRM:n integrointi muihin järjestelmän moduuleihin tarkoittaa, että myyntiasiantuntija voi nyt suoraan asiakaskortilta tarkistaa välittömästi tuotteiden saatavuuden varastossa, laatia tarjouksen, soveltaa erityisiä B2B-alennuksia ja nähdä kaikki aiemmat vuorovaikutukset. Tämä koskee myös teknisen tuen pyyntöjä ja verkkokauppaostoksia, mikä nopeuttaa merkittävästi päätöksentekoa ja tekee tarjousten valmistelusta huomattavasti sujuvampaa.
Verkkokauppa: Magentosta Odoon
CRM-migraation rinnalla tärkeä ja strateginen osa projektia oli verkkokauppa-alustan vaihto. SPX käytti aiemmin Magento-verkkokauppaa, jonka jatkuva synkronointi kirjanpitojärjestelmien kanssa vaati ylimääräisiä resursseja. Siirtyminen Magentosta Odoo eCommerce -alustalle mahdollisti yrityksen verkkokaupan muuttamisen ERP-järjestelmän luonnolliseksi ja täysipainoiseksi osaksi.
Nyt Odoo eCommerce käyttää samaa yhtenäistä tuoteluetteloa ja samaa asiakastietokantaa kuin myymälä- ja B2B-myyntitiimit. Jos tuotteen varastosaldo tai perushinta muuttuu varastossa, se näkyy välittömästi ja viiveettä verkkokaupassa. Tämä tarkoittaa, että riski myydä asiakkaalle tuote, jota ei todellisuudessa enää ole varastossa, poistuu kokonaan. Lisäksi rekisteröityneet B2B-asiakkaat, jotka kirjautuvat verkkokauppaan omalla profiilillaan, näkevät automaattisesti heille räätälöidyt yksilölliset sopimushinnat ja voivat erittäin kätevästi tarkastella aiempaa tilaushistoriaansa sekä ladata laskuja.
Maksut ja toimitus
Täysipainoisen ja modernin verkkokauppakokemuksen varmistamiseksi sekä varaston tilaustenkäsittelyn automatisoimiseksi järjestelmään rakennettiin useita keskeisiä integraatioita.
- Decta-integraatio: Turvallisten, nopeiden ja luotettavien verkkomaksujen varmistamiseksi Odoo-verkkokauppaan integroitiin Decta-maksujärjestelmä. Tämä antaa asiakkaille mahdollisuuden maksaa ostoksensa kätevästi maksukorteilla heti kassalla.
- Kuriiripalveluintegraatiot: Logistiikka- ja toimitusprosessien automatisoimiseksi luotiin suorat yhteydet johtaviin jakeluverkostoihin: Omniva, Latvijas Pasts, DPD, Unisend ja Venipak.
Nämä kuriiri-integraatiot antavat asiakkaille mahdollisuuden valita sopivimman toimitustavan suoraan ostoskorissa, kun taas SPX:n varastotyöntekijät voivat luoda pakettikortit automaattisesti suoraan Odoo-järjestelmästä. Tämä poistaa täysin tarpeen kopioida tietoja manuaalisesti kuriiriportaaleihin.
IT-palvelut ja jakelu samassa järjestelmässä
IT-palvelu- ja jakeluliiketoiminnalla on erittäin spesifiset ja korkeat vaatimukset tuotteiden jäljitettävyyden ja myynnin jälkeisen tuen suhteen. Odoon moduuliarkkitehtuuri mahdollistaa näiden osa-alueiden täydellisen yhdistämisen yhdeksi ekosysteemiksi ottamalla käyttöön seuraavat toiminnot:
- Myynti ja tarjoukset: Nopea ja kätevä kaupallisten tarjousten valmistelu.
- B2B- ja B2C-hinnat: Monimutkaisten hinnastojen ja alennusmatriisien ylläpito eri asiakassegmenteille.
- Varasto ja varastosaldot sarjanumeroilla: Saapuvien ja lähtevien tuotteiden täydellinen jäljitettävyys sarjanumeroiden avulla, mikä on ratkaisevan tärkeää IT-laitteiden takuiden varmistamiseksi.
- Hankinnat toimittajilta: Automaattinen varaston täydennys ja ostotilausten luominen yhteistyökumppaneille.
- IT-palvelupyynnöt (Helpdesk): Asiakastukipyyntöjen rekisteröinti ja hallinta kätevällä viestintähistorialla.
- Palvelusopimukset ja tilaukset: IT-palvelusopimusten ja lisenssien määräaikojen tarkka seuranta sekä automaattinen laskutus.
- Korjaukset ja takuut: Laitteiden korjausjaksojen hallinta, varaosien seuranta ja takuuaikojen nopea tarkistus sarjanumeron perusteella.
- Kenttähuolto: IT-teknikoiden asiakaskäyntien suunnittelu ja kohteessa käytetyn ajan kirjaaminen.
- Projekti- ja työajanseuranta: Laajojen infrastruktuurin käyttöönottoprojektien suunnittelu ja työntekijöiden käyttämän ajan seuranta.
- Kirjanpito Latvian lokalisoinnilla ja verkkolaskuilla: Täydellinen taloushallinto paikallisen lainsäädännön mukaisesti, integroitu verkkolaskujen kierto ja raportointi.
- Raportointi: Mukautettavat kojelaudat liiketoiminta-analytiikkaa varten kaikilla yrityksen tasoilla.
Kuinka työskentelimme
Minkä tahansa liiketoiminnan ERP-järjestelmän vaihtaminen on vastuullinen prosessi, joten yhteistyössä SPX:n kanssa käytimme erittäin jäsenneltyä ja vaiheittaista lähestymistapaa:
- Analyysi ja suunnittelu: SPX:n nykyisten prosessien yksityiskohtainen tutkimus, tietovirtojen kartoitus ja uuden Odoo-järjestelmän arkkitehtuurin määrittely.
- Järjestelmän asennus: Luotiin turvallinen Odoo-ympäristö, asennettiin tarvittavat moduulit ja suoritettiin Latvian lokalisoinnin määritykset.
- Datan migraatio: Huolellinen ja vaiheittainen tietojen siirto Salesforcesta ja Magentosta, mikä varmisti datan maksimaalisen puhtauden ja tarkkuuden ennen aloitusta.
- Integraatioiden kehittäminen: Turvallisten yhteyksien luominen ja testaaminen Decta-maksuyhdyskäytävän ja kaikkien tarvittavien kuriiripalveluiden kanssa.
- Koulutus ja testaus: Järjestelmän yhteinen testaus todellisissa päivittäisissä käyttötilanteissa ja työntekijöiden koulutus sujuvan ja selkeän siirtymän varmistamiseksi uuteen ympäristöön.
- Käyttöönotto ja tuki: Järjestelmän käynnistäminen tuotantoympäristössä ja tuki ensimmäisten työviikkojen ajan.
Mitä tämä antaa yritykselle
Tämän mittakaavan siirtyminen täysin yhtenäiseen ERP- ja verkkokauppajärjestelmään muuttaa tavan, jolla yritys toimii operatiivisesti ja hallitsee resurssejaan. SPX saa yhden, luotettavan totuuden lähteen kaikelle liiketoimintadatalleen. Tämä merkitsee huomattavasti vähemmän manuaalista työtä, joka aiemmin käytettiin tietojen kopioimiseen järjestelmästä toiseen, ja vähentää merkittävästi inhimillisten virheiden riskiä.
Tämän seurauksena asiakaspalvelusta tulee täysin läpinäkyvää ja nopeampaa – aina siitä hetkestä lähtien, kun asiakas tekee tilauksen verkkokaupassa, siihen hetkeen, kun laite toimitetaan ja rekisteröidään palvelusopimukseen. Lisäksi yhtenäinen arkkitehtuuri merkitsee paljon helpompaa skaalautuvuutta tulevaisuudessa, jolloin SPX voi nopeasti lisätä uusia palveluita tai myyntikanavia ilman tarvetta uudistaa IT-perusinfrastruktuuriaan radikaalisti. Yhtenäinen järjestelmä antaa yritykselle mahdollisuuden keskittyä ydinliiketoimintaansa – IT-palveluihin ja jakeluun.