Ettevõtte jaoks, mille põhitegevuseks on IT-teenused ja distributsioon, nõuab äriprotsesside juhtimine sageli keerulist žongleerimist erinevate, omavahel sidumata platvormide vahel. Olukordades, kus müügimeeskond töötab ühes süsteemis, ladu teises, e-pood tegutseb täiesti eraldi ning IT-teenuste päringud registreeritakse veel kuskil mujal, tekib märkimisväärne andmete killustatus. See põhjustab andmete tarbetut dubleerimist, raskendab oluliselt ettevõttest tervikpildi saamist ning aeglustab pikas perspektiivis klienditeeninduse kiirust.
SPX on ettevõte, mille igapäevatöö hõlmab nii IT-seadmete distributsiooni laiale kliendibaasile kui ka täistsükli IT-teenuste pakkumist. Sisemiste protsesside optimeerimiseks ja korrastamiseks, samuti stabiilse ja ühtse vundamendi loomiseks edasiseks ärikasvuks, tegi ettevõte otsuse ühendada oma IT-infrastruktuur, minnes üle ühele integreeritud ärijuhtimissüsteemile. Pikaajalise Läti IT-partnerina (alates 2008. aastast), kellel on sügavad kogemused Odoo ERP juurutamises, keerukates integratsioonides ja infrastruktuuri hoolduses, sai Lailiost SPX-i partner selle mahuka transformatsiooni elluviimisel.
Lahenduse arhitektuur
Projekti peamine eesmärk oli luua tsentraliseeritud andmekeskkond, kus iga ärikirje eksisteerib vaid ühes eksemplaris ja on reaalajas kättesaadav kõigile asjaomastele ettevõtte osakondadele. Lahenduse arhitektuur tugines sihipäraselt Odoo ERP platvormile, mis suudab täielikult katta kõik SPX-i ärivajadused – alates esimesest kontaktist kliendiga kuni kauba kohaletoimetamise, arve esitamise ja müügijärgse tehnilise teeninduseni.
Selle asemel, et hooldada kallist, aeglast ja keerulist integratsioonivõrgustikku erinevate programmide vahel, muudeti arhitektuur maksimaalselt lihtsaks, viies kõik põhiprotsessid üle Odoo moodulitesse. See tähendab, et kliendiandmebaas, tootekataloog, laojäägid ja finantsteave asuvad ühes kohas. Selline struktuur vähendab igapäevaseid hoolduskulusid ja välistab täielikult andmete sünkroniseerimise vead. See arhitektuur on valmis nii ettevõtte kasvuks kui ka suuremateks koormusteks.
CRM-i migratsioon Salesforce’ist
Eelnevalt olid SPX-i müügi ja kliendisuhete halduse protsessid korraldatud Salesforce’i keskkonnas. Kuigi tegemist on kahtlemata võimsa süsteemiga, oli selle haldamine e-kaubanduse platvormist ja laojääkide arvestusest täiesti eraldatuna ebaefektiivne. Odoo juurutamise raames viidi läbi täielik CRM-i migratsioon Salesforce’ist Odoo CRM moodulitesse.
Migratsiooniprotsess hõlmas kliendiandmete, kontaktide, suhtlusajaloo ja kõigi aktiivsete tehingute ülekandmist, tagades müügimeeskonna töös täieliku järjepidevuse. Odoo CRM-i integratsioon teiste süsteemimoodulitega tähendab, et nüüd saab müügispetsialist otse kliendikaardilt koheselt kontrollida kaupade saadavust laos, vormistada pakkumise, rakendada spetsiifilisi B2B allahindlusi ja näha kõiki varasemaid interaktsioone. See hõlmab ka tehnilise toe päringuid ja e-kaubanduse oste, kiirendades oluliselt otsuste tegemist ja muutes pakkumiste koostamise palju sujuvamaks.
E-kaubandus: Magento’st Odoosse
Paralleelselt CRM-i migratsiooniga oli projekti oluline ja strateegiline osa e-kaubanduse platvormi vahetamine. SPX kasutas eelnevalt Magento e-poodi, mille pidev sünkroniseerimine arvestussüsteemidega nõudis liigselt lisaressursse. Migratsioon Magento’st Odoo eCommerce’i võimaldas muuta ettevõtte e-poe ERP-süsteemi loomulikuks ja täisväärtuslikuks osaks.
Nüüd kasutab Odoo eCommerce sama ühtset tootekataloogi ja sama kliendiandmebaasi, mida kohapealne ja B2B müügimeeskond. Kui laos muutub kauba jääk või baashind, kajastub see kohe, ilma viivituseta e-poes. See tähendab, et täielikult kaob risk müüa kliendile kaupa, mida tegelikult enam laos pole. Lisaks näevad registreeritud B2B kliendid oma profiiliga e-poodi sisenedes automaatselt neile rakenduvaid individuaalseid lepinguhindu ning saavad väga mugavalt üle vaadata oma varasemate tellimuste ajalugu, samuti alla laadida arveid.
Maksed ja kohaletoimetamine
Et tagada täisväärtuslik ja kaasaegne e-kaubanduse kogemus, samuti automatiseerida tellimuste töötlemist laos, integreeriti süsteemi mitmeid olulisi lahendusi.
- Decta integratsioon: Turvaliste, kiirete ja usaldusväärsete veebimaksete tagamiseks integreeriti Odoo e-poodi Decta maksesüsteem. See võimaldab klientidel mugavalt maksta ostude eest maksekaartidega kohe ostu vormistamise hetkel.
- Kullerteenuste integratsioonid: Logistika ja tarne protsesside automatiseerimiseks loodi otsesed ühendused juhtivate tarnevõrgustikega: Omniva, Latvijas Pasts, DPD, Unisend ja Venipak.
Need kullerite integratsioonid võimaldavad klientidel valida mugavaima tarneviisi otse ostukorvis, SPX-i laotöötajatel aga automaatselt genereerida saatelehti otse Odoo süsteemist. Seega hoitakse ära igasugune vajadus andmeid kulleriportaalidesse käsitsi ümber kirjutada.
IT-teenused ja distributsioon ühes süsteemis
IT-teenuste ja distributsiooni äris on väga spetsiifilised ja ranged nõuded seoses kaupade jälgitavuse ja müügijärgse toega. Odoo moodulite arhitektuur võimaldab neid aspekte suurepäraselt ühendada ühes ökosüsteemis, juurutades järgmised funktsioonid:
- Müük ja pakkumised: Kiire ja mugav kommertspakkumiste koostamine.
- B2B ja B2C hinnad: Keeruliste hinnakirjade ja allahindlusmaatriksite haldamine erinevatele kliendisegmentidele.
- Ladu ja varud seerianumbritega: Sissetulevate ja väljaminevate kaupade täielik jälgitavus seerianumbrite kaupa, mis on IT-seadmete garantii tagamiseks kriitilise tähtsusega.
- Ostud tarnijatelt: Varude automatiseeritud täiendamine ja ostutellimuste genereerimine koostööpartneritele.
- IT-teenuste päringud (Helpdesk): Klienditoe piletite registreerimine ja haldamine mugava suhtlusajalooga.
- Teeninduslepingud ja püsitellimused: IT-hoolduslepingute ja litsentside tähtaegade täpne arvestus koos automaatse arvete koostamisega.
- Remont ja garantiid: Seadmete remonditsükli juhtimine, varuosade arvestus ja garantiiaegade kiire kontrollimine seerianumbri järgi.
- Väliteenindus: Väljasõitude planeerimine IT-tehnikutele klientide juurde ja objektil kulutatud aja registreerimine.
- Projektide ja aja arvestus: Mahukate infrastruktuuri juurutamisprojektide planeerimine ja töötajate poolt kulutatud aja arvestus.
- Raamatupidamine Läti lokalisatsiooni ja e-arvetega: Täielik finantsarvestus vastavalt kohalikele õigusaktidele, integreeritud e-arvete ringlus ja aruanded.
- Aruanded: Kohandatavad armatuurlauad ärianalüütika jaoks kõikidel ettevõtte tasanditel.
Kuidas me töötasime
Iga äri ERP-süsteemi vahetamine on vastutusrikas protsess, mistõttu kasutasime koostöös SPX-iga väga struktureeritud ja järk-järgulist lähenemist:
- Analüüs ja planeerimine: SPX-i olemasolevate protsesside üksikasjalik uurimine, andmevoogude kaardistamine ja uue Odoo süsteemi arhitektuuri defineerimine.
- Süsteemi seadistamine: Loodi turvaline Odoo keskkond, paigaldati vajalikud moodulid ja viidi läbi Läti lokalisatsiooni konfiguratsioon.
- Andmete migratsioon: Hoolikas ja järk-järguline andmete migratsioon Salesforce’ist ja Magento’st, tagades maksimaalse andmete puhtuse ja täpsuse enne starti.
- Integratsioonide arendamine: Turvaliste ühenduste loomine ja testimine Decta maksevärava ning kõigi vajalike kullerteenustega.
- Koolitus ja testimine: Ühine süsteemi testimine reaalsetes igapäevastes kasutusstsenaariumides ja töötajate koolitamine, et tagada sujuv ja selge üleminek uuele keskkonnale.
- Käivitamine ja tugi: Süsteemi käivitamine tootmiskeskkonnas ja tugi esimestel töönädalatel.
Mida see ettevõttele annab
Sellises ulatuses üleminek täielikult ühtsele ERP- ja e-kaubanduse süsteemile muudab seda, kuidas ettevõte operatiivselt tegutseb ja oma ressursse haldab. SPX saab ühe usaldusväärse tõeallika kõigile oma äriandmetele. See tähendab märkimisväärselt vähem käsitsi tehtavat tööd, mis varem kulus andmete ümberkirjutamisele ühest süsteemist teise, ning oluliselt vähenenud inimlike vigade riski.
Seega muutub klienditeenindus täiesti läbipaistvaks ja kiiremaks – alates hetkest, kui klient esitab tellimuse e-poes, kuni hetkeni, mil seade kohale toimetatakse ja hoolduslepingus registreeritakse. Lisaks tähendab ühtne arhitektuur palju lihtsamat skaleeritavust tulevikus, võimaldades SPX-il kiiresti lisada uusi teenuseid või müügikanaleid, ilma et oleks vaja oma peamist IT-infrastruktuuri kardinaalselt ümber töötada. Ühtne süsteem võimaldab ettevõttel keskenduda oma põhitegevusele – IT-teenustele ja distributsioonile.