Lailio, ein lettischer IT-Partner mit umfassender Erfahrung seit 2008, ist auf die Implementierung von Odoo ERP-Systemen und die Entwicklung maßgeschneiderter Software spezialisiert. Eines unserer bedeutendsten und technologisch anspruchsvollsten Projekte in der Logistikbranche wurde in enger Zusammenarbeit mit Omniva realisiert: die Entwicklung einer modernen Warehouse-as-a-Service-Plattform (Fulfillment). Das Hauptziel des Projekts bestand darin, ein einheitliches, automatisiertes und sicheres System zu schaffen, das es den B2B-Kunden von Omniva ermöglicht, ihre Lagerprozesse bequem und transparent über ein eigens dafür entwickeltes Portal selbst zu verwalten. In diesem Artikel gehen wir näher auf die technische Architektur des Projekts und die entwickelten Prozesse aus der Sicht des Systementwicklers ein.
Plattformarchitektur auf Odoo
Die technische Architektur des Systems basiert auf der Odoo ERP-Lösung, die während der Entwicklung erheblich an die spezifischen Anforderungen eines 3PL-Dienstleisters (Third-Party Logistics) angepasst wurde. Eine der größten architektonischen Herausforderungen war die Bereitstellung einer extrem stabilen und sicheren Multi-Tenant-Umgebung. Darin agieren viele Omniva-Kunden gleichzeitig und völlig unabhängig voneinander, weshalb Datenisolierung und -sicherheit von entscheidender Bedeutung sind. Die Standard-Lagermodule von Odoo wurden erweitert, um komplexe und mehrstufige Fulfillment-Prozesse zu unterstützen – von der präzisen Bestandsverwaltung bis hin zur detaillierten Service-Tarifierung und der automatischen Rechnungsstellung für die physische Lagerung sowie für jede im Lager durchgeführte Operation. Die Plattform ist so konzipiert, dass das System große Datenmengen schnell verarbeiten kann und dabei eine kontinuierliche Echtzeitsynchronisation mit externen E-Commerce-Systemen aufrechterhält.
Self-Service-Portal für Kunden
Um die manuelle Kommunikation drastisch zu reduzieren und Prozesse erheblich zu beschleunigen, haben wir ein spezialisiertes Self-Service-Portal entwickelt. Es handelt sich um eine benutzerfreundliche, moderne Umgebung, in der sich der Kunde authentifiziert und dank einer strengen Berechtigungsrichtlinie exklusiven Zugriff auf ausschließlich seine eigenen Daten erhält. Im Portal können Kunden ihren eigenen Produktkatalog eigenständig pflegen, neue Produkte und deren Parameter definieren sowie die Lagerbestände kontinuierlich in Echtzeit überwachen. Dieses Portal dient als zentrales Kontrollzentrum für E-Commerce-Händler und B2B-Kunden, sodass diese ihre Warenbewegungen jederzeit unabhängig und ohne direkte, zeitaufwändige Kommunikation mit den Lagerbetreibern steuern können.
Wareneingang
Der Eingang von Waren im Lager ist der kritische erste Schritt in der gesamten Lieferkette. Im System beginnt der Prozess in dem Moment, in dem der Kunde im Self-Service-Portal eine Vorab-Versandbenachrichtigung (ASN – Advanced Shipping Notice) erstellt. Dies liefert den Lagermitarbeitern und Planern wichtige Vorabinformationen darüber, welche Waren in welchen Mengen geliefert werden, sodass Ressourcen rechtzeitig reserviert werden können. Wenn die physische Fracht das Omniva-Lager erreicht, gewährleistet das System eine strukturierte und schnelle Eingangskontrolle. Die Mitarbeiter verwenden Scanner zur Überprüfung der Warenmengen, wobei das System die tatsächlich erhaltene Menge automatisch mit der in der ASN angegebenen Menge abgleicht. Nach Abschluss des Wareneingangs generiert die Plattform Aufgaben für die Einlagerung der Waren an den entsprechenden Lagerplätzen und optimiert dabei die Nutzung des verfügbaren Raums und der Regale maximal.
Warenausgang
Die Auftragsabwicklung und die Warenausgabe beziehungsweise Kommissionierung sind automatisiert, um die Bearbeitungszeit für eine einzelne Bestellung auf ein Minimum zu reduzieren. Kunden können ihre Bestellungen manuell über das Portal oder vollautomatisch über unsere entwickelten API- und E-Shop-Integrationen eingeben. Sobald eine neue Bestellung im System eingeht, wird sie zur Kommissionierung sofort auf die Lagerfläche weitergeleitet. Odoo generiert die optimalsten Kommissionierrouten, wodurch ein einzelner Mitarbeiter Waren für mehrere Bestellungen gleichzeitig in einer logischen Reihenfolge und ohne unnötige Laufwege zusammenstellen kann. Darauf folgt die Verpackungsphase, in der das System bei der Auswahl der am besten geeigneten Verpackung hilft und das Gewicht sowie die Abmessungen der endgültigen Sendung genau erfasst.
Lieferung
Wenn die Sendung sicher verpackt ist, bereitet das System sie automatisch für den Versand beziehungsweise die Lieferung vor. Es werden Versandetiketten generiert und gedruckt sowie alle erforderlichen Begleitdokumente erstellt. Die Plattform ist direkt und eng in das umfassende Liefernetzwerk von Omniva integriert, was eine absolut nahtlose Datenübertragung vom Lager an die Transportabteilung bedeutet. Dem Lagerarbeiter bleibt lediglich, die Sendung in der entsprechenden Versandzone abzustellen. Folglich sieht der Kunde die Änderung des Bestellstatus sofort in seinem Portal und kann den Lieferprozess der Ware verfolgen.
Retouren, Berichte und Rechnungen
Im realen E-Commerce-Geschäft sind Warenrücksendungen unvermeidlich. Das entwickelte System bietet eine standardisierte Registrierung der retournierten Waren, die Erfassung ihrer Qualitätsprüfung und die Rückführung in den aktiven Bestand oder, im Falle einer Beschädigung, die Abschreibung. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil des Systems ist das umfangreiche Berichtsmodul. Im Portal haben Kunden stets Zugriff auf verschiedene Dokumente, Berichte über Bestandsbewegungen und historische Daten. Darüber hinaus führt die Plattform automatisch Aufzeichnungen über alle erbrachten Dienstleistungen – sie erfasst das genutzte physische Lagervolumen, die Anzahl der bearbeiteten Bestellungen und Positionen sowie die Eingangseinheiten und Operationen. Diese präzisen Informationen dienen als Grundlage für die Rechnungsstellung und automatisieren den komplexen Abrechnungsprozess für 3PL-Dienstleistungen vollständig.
Unsere Arbeitsweise
Die Implementierung von Odoo in dieser Größenordnung und Komplexität erfordert eine sehr klare Planung und methodische Ausführung. Das Lailio-Team begann das Projekt mit einer tiefgehenden Analyse der bestehenden Anforderungen und Logistikprozesse in Zusammenarbeit mit den Branchenexperten von Omniva. Gemeinsam wurden Datenflussmodelle und Berechtigungsmatrizen für Benutzer definiert. Auf die Geschäftsanalyse folgten die Architekturentwicklung und die Erstellung von schnellen Prototypen, die es dem Auftraggeber ermöglichten, die Benutzeroberfläche und die Kernprozesse frühzeitig zu validieren. Die nächste, zeitaufwändigste Phase war die Programmierung und Anpassung der Odoo-Funktionalitäten, die Integration von Sicherheitsrichtlinien und die Erstellung komplexer Integrationen. Schließlich wurden gründliche Tests unter Simulation realer Lagerbelastungen durchgeführt, gefolgt von einer sicheren und schrittweisen Einführung der Plattform in die Produktionsumgebung.
Der Mehrwert
Die neu entwickelte Warehouse-as-a-Service-Plattform verändert den Ansatz der Lagerverwaltung und des B2B-Kundenservices in der Logistik grundlegend. Sie bietet E-Commerce-Händlern eine vollständige Echtzeitkontrolle über ihre Bestände, ohne dass sie in eine eigene physische Lagerinfrastruktur investieren und diese unterhalten müssen. Der automatisierte Datenaustausch und das Self-Service-Portal reduzieren das Risiko menschlicher Fehler und den administrativen Aufwand sowohl für den Kunden als auch für den Auftragnehmer drastisch. Im Gegenzug erhält der Dienstleister ein skalierbares, schnelles und stabiles System. Es ermöglicht eine wesentlich effizientere Verwaltung der Lagerkapazitäten, die Standardisierung aller Prozesse auf dem Lagerboden und die Erfassung aller erbrachten Dienstleistungen für die korrekte Rechnungsstellung an die Kunden völlig ohne manuellen Aufwand.