Für ein Unternehmen, dessen Kerngeschäft IT-Service und Distribution ist, erfordert das Geschäftsprozessmanagement oft ein komplexes Jonglieren zwischen verschiedenen, voneinander isolierten Plattformen. In Situationen, in denen das Vertriebsteam in einem System arbeitet, das Lager in einem anderen, der Online-Shop völlig isoliert betrieben wird und IT-Service-Anfragen wieder woanders registriert werden, entsteht eine erhebliche Datenfragmentierung. Dies führt zu unnötiger Datenverdopplung, erschwert es erheblich, einen Gesamtüberblick über das Unternehmen zu gewinnen, und verlangsamt langfristig die Reaktionsgeschwindigkeit im Kundenservice.
SPX ist ein Unternehmen, dessen Tagesgeschäft sowohl die Distribution von IT-Geräten an einen breiten Kundenstamm als auch die Bereitstellung von Full-Cycle-IT-Services umfasst. Um die internen Prozesse zu optimieren und zu ordnen sowie eine stabile und einheitliche Grundlage für zukünftiges Geschäftswachstum zu schaffen, traf das Unternehmen die Entscheidung, seine IT-Infrastruktur durch den Wechsel zu einem einzigen integrierten Business-Management-System zu bündeln. Als langjähriger lettischer IT-Partner seit 2008 mit fundierter Erfahrung in der Odoo ERP-Implementierung, komplexen Integrationen und Infrastrukturwartung wurde Lailio zum Partner von SPX bei der Umsetzung dieser umfassenden Transformation.
Lösungsarchitektur
Das Hauptziel des Projekts war die Schaffung einer zentralisierten Datenumgebung, in der jeder Geschäftsdatensatz nur in einer einzigen Ausführung existiert und für alle beteiligten Unternehmensabteilungen in Echtzeit verfügbar ist. Die Lösungsarchitektur basierte gezielt auf der Odoo ERP-Plattform, die in der Lage ist, alle geschäftlichen Anforderungen von SPX vollständig abzudecken – vom allerersten Kundenkontakt bis zur Warenlieferung, Rechnungsstellung und dem technischen Kundendienst nach dem Verkauf.
Anstatt ein teures, langsames und komplexes Integrationsnetzwerk zwischen verschiedenen Programmen aufrechtzuerhalten, wurde die Architektur so einfach wie möglich gestaltet, indem alle Kernprozesse in Odoo-Module überführt wurden. Das bedeutet, dass sich Kundendatenbank, Produktkatalog, Lagerbestände und Finanzinformationen an einem Ort befinden. Eine solche Struktur senkt die täglichen Wartungskosten und schließt Datensynchronisationsfehler vollständig aus. Diese Architektur ist sowohl für das Unternehmenswachstum als auch für höhere Belastungen gerüstet.
CRM-Migration von Salesforce
Zuvor wurden die Vertriebs- und Customer-Relationship-Management-Prozesse von SPX in der Salesforce-Umgebung organisiert. Obwohl es sich dabei zweifellos um ein leistungsstarkes System handelt, war es ineffizient, es völlig isoliert von der E-Commerce-Plattform und der Lagerbestandsverfolgung zu betreiben. Im Rahmen der Odoo-Implementierung wurde eine vollständige CRM-Migration von Salesforce zu den Odoo CRM-Modulen durchgeführt.
Der Migrationsprozess umfasste die Übertragung von Kundendaten, Kontakten, Kommunikationshistorie und allen aktiven Deals, wodurch eine vollständige Kontinuität in der Arbeit des Vertriebsteams gewährleistet wurde. Die Integration von Odoo CRM mit den anderen Systemmodulen bedeutet, dass ein Vertriebsspezialist nun direkt aus der Kundenkarteikarte heraus sofort die Warenverfügbarkeit im Lager prüfen, ein Angebot erstellen, spezifische B2B-Rabatte anwenden und alle bisherigen Interaktionen einsehen kann. Dies schließt auch technische Support-Anfragen und E-Commerce-Käufe ein, was die Entscheidungsfindung erheblich beschleunigt und die Angebotserstellung wesentlich reibungsloser gestaltet.
E-Commerce: von Magento zu Odoo
Parallel zur CRM-Migration war der Wechsel der E-Commerce-Plattform ein wesentlicher und strategischer Bestandteil des Projekts. SPX nutzte zuvor einen Magento-Online-Shop, dessen kontinuierliche Synchronisation mit den Buchhaltungssystemen unnötige zusätzliche Ressourcen erforderte. Die Migration von Magento zu Odoo eCommerce ermöglichte es, den Online-Shop des Unternehmens in einen natürlichen und vollwertigen Bestandteil des ERP-Systems zu verwandeln.
Jetzt nutzt Odoo eCommerce denselben einheitlichen Produktkatalog und dieselbe Kundendatenbank wie das Vor-Ort- und B2B-Vertriebsteam. Wenn sich der Warenbestand oder der Grundpreis im Lager ändert, spiegelt sich dies sofort und ohne Verzögerung im Online-Shop wider. Das bedeutet, dass das Risiko, einem Kunden einen Artikel zu verkaufen, der eigentlich nicht mehr auf Lager ist, vollständig eliminiert wird. Darüber hinaus sehen registrierte B2B-Kunden, wenn sie sich mit ihrem Profil im Online-Shop anmelden, automatisch ihre individuellen Vertragspreise und können sehr bequem ihre bisherige Bestellhistorie einsehen sowie Rechnungen herunterladen.
Zahlungen und Lieferung
Um ein vollwertiges und modernes E-Commerce-Erlebnis zu gewährleisten und die Bestellabwicklung im Lager zu automatisieren, wurden mehrere wichtige Integrationen in das System eingebaut.
- Decta-Integration: Um sichere, schnelle und zuverlässige Online-Zahlungen zu gewährleisten, wurde das Decta-Zahlungssystem in den Odoo-Online-Shop integriert. Dies ermöglicht es Kunden, ihre Einkäufe bequem mit Zahlungskarten direkt beim Checkout zu bezahlen.
- Kurierdienst-Integrationen: Zur Automatisierung der Logistik- und Lieferprozesse wurden direkte Verbindungen zu den führenden Liefernetzwerken eingerichtet: Omniva, Latvijas Pasts, DPD, Unisend und Venipak.
Diese Kurierintegrationen ermöglichen es Kunden, die bequemste Liefermethode direkt im Warenkorb auszuwählen, während die Lagermitarbeiter von SPX automatisch Versandpapiere direkt aus dem Odoo-System generieren können. Dadurch entfällt jegliche Notwendigkeit, Daten manuell in Kurierportalen neu einzugeben.
IT-Service und Distribution in einem System
Das Geschäft mit IT-Services und Distribution stellt sehr spezifische und hohe Anforderungen an die Rückverfolgbarkeit von Waren und den After-Sales-Support. Die Odoo-Modularchitektur ermöglicht es hervorragend, diese Aspekte in einem einzigen Ökosystem zu kombinieren, indem folgende Funktionen eingeführt wurden:
- Verkauf und Angebote: Schnelle und bequeme Erstellung von kommerziellen Angeboten.
- B2B- und B2C-Preise: Pflege komplexer Preislisten und Rabattmatrizen für verschiedene Kundensegmente.
- Lager und Bestände mit Seriennummern: Vollständige Rückverfolgbarkeit von ein- und ausgehenden Waren nach Seriennummern, was für die Gewährleistung von Garantien für IT-Geräte von entscheidender Bedeutung ist.
- Einkauf bei Lieferanten: Automatisierte Bestandsauffüllung und Generierung von Bestellungen an Geschäftspartner.
- IT-Service-Anfragen (Helpdesk): Registrierung und Verwaltung von Kundensupport-Tickets mit einer praktischen Kommunikationshistorie.
- Serviceverträge und Abonnements: Präzise Erfassung von IT-Serviceverträgen und Lizenzlaufzeiten mit automatischer Rechnungsstellung.
- Reparaturen und Garantien: Verwaltung des Gerätereparaturzyklus, Ersatzteilverfolgung und schnelle Überprüfung von Garantiefristen anhand der Seriennummer.
- Außendienst: Einsatzplanung für IT-Techniker bei Kunden und Erfassung der vor Ort aufgewendeten Zeit.
- Projekt- und Zeiterfassung: Planung umfangreicher Infrastruktur-Implementierungsprojekte und Erfassung der von den Mitarbeitern aufgewendeten Zeit.
- Buchhaltung mit lettischer Lokalisierung und E-Rechnungen: Vollständige Finanzbuchhaltung in Übereinstimmung mit der lokalen Gesetzgebung, integrierte Zirkulation von E-Rechnungen und Berichterstattung.
- Berichte: Anpassbare Dashboards für Geschäftsanalysen auf allen Unternehmensebenen.
Wie wir gearbeitet haben
Der Austausch jedes geschäftlichen ERP-Systems ist ein verantwortungsvoller Prozess, weshalb wir in Zusammenarbeit mit SPX einen sehr strukturierten und schrittweisen Ansatz verfolgt haben:
- Analyse und Planung: Detaillierte Untersuchung der bestehenden Prozesse von SPX, Abbildung von Datenflüssen und Definition der neuen Odoo-Systemarchitektur.
- Systemeinrichtung: Eine sichere Odoo-Umgebung wurde eingerichtet, die erforderlichen Module installiert und die lettische Lokalisierung konfiguriert.
- Datenmigration: Sorgfältige und schrittweise Datenmigration von Salesforce und Magento, um maximale Datenreinheit und -genauigkeit vor dem Start zu gewährleisten.
- Entwicklung von Integrationen: Erstellung und Testen sicherer Verbindungen zum Decta-Zahlungsgateway und allen erforderlichen Kurierdiensten.
- Schulung und Testen: Gemeinsames Systemtesten in realen alltäglichen Nutzungsszenarien und Mitarbeiterschulung, um einen reibungslosen und klaren Übergang in die neue Umgebung zu gewährleisten.
- Inbetriebnahme und Support: Start des Systems im Produktionsmodus und Support in den ersten Arbeitswochen.
Was es dem Unternehmen bringt
Ein derart umfassender Übergang zu einem vollständig einheitlichen ERP- und E-Commerce-System verändert die Art und Weise, wie ein Unternehmen operativ arbeitet und seine Ressourcen verwaltet. SPX erhält eine einzige, verlässliche Informationsquelle für all seine Geschäftsdaten. Das bedeutet deutlich weniger manuelle Arbeit, die zuvor dem Umschreiben von Daten von einem System in ein anderes gewidmet war, und ein erheblich reduziertes Risiko für menschliche Fehler.
Infolgedessen wird der Kundenservice völlig transparent und schneller – von dem Moment an, in dem der Kunde eine Bestellung im Online-Shop aufgibt, bis zu dem Moment, in dem das Gerät geliefert und in einem Servicevertrag registriert wird. Darüber hinaus bedeutet eine einheitliche Architektur eine viel einfachere Skalierbarkeit in der Zukunft, sodass SPX schnell neue Dienstleistungen oder Vertriebskanäle hinzufügen kann, ohne die IT-Basisinfrastruktur grundlegend überarbeiten zu müssen. Ein einheitliches System ermöglicht es dem Unternehmen, sich auf sein Kerngeschäft zu konzentrieren – IT-Service und Distribution.