Lailio, en lettisk IT-partner med betydelig erfaring siden 2008, specialiserer sig i implementering af Odoo ERP-systemer og udvikling af skræddersyet software. Et af vores mest betydningsfulde og teknologisk udfordrende projekter i logistikbranchen blev gennemført i tæt samarbejde med virksomheden Omniva ved at udvikle en moderne Warehouse-as-a-Service (fulfillment) platform. Projektets hovedmål var at skabe et samlet, automatiseret og sikkert system, der giver Omnivas erhvervskunder mulighed for nemt og gennemsigtigt selv at administrere deres lageroperationer via en specialudviklet portal. I denne artikel deler vi mere detaljeret ud af projektets tekniske arkitektur og de udviklede processer fra systemudviklerens perspektiv.
Platformens arkitektur på Odoo
Systemets tekniske arkitektur er baseret på Odoo ERP-løsningen, som under udviklingen blev væsentligt tilpasset de specifikke behov hos en udbyder af tredjepartslogistik (3PL). En af de primære arkitektoniske udfordringer var at sikre et ekstremt stabilt og sikkert multi-tenant miljø. Mange af Omnivas kunder opererer i det samtidigt og fuldstændig uafhængigt, hvilket gør dataisolation og sikkerhed kritisk. Odoos standard lagermoduler blev udvidet for at understøtte komplekse og flertrins fulfillment-processer – lige fra præcis lagerstyring til detaljeret prissætning af tjenester og automatisk fakturering for fysisk opbevaring samt for hver eneste operation udført på lageret. Platformen er bygget, så systemet hurtigt kan behandle store datamængder, mens det kontinuerligt opretholder realtidssynkronisering med eksterne e-handelssystemer.
Selvbetjeningsportal til kunder
For radikalt at reducere manuel kommunikation og fremskynde processerne betydeligt, skabte vi en specialiseret selvbetjeningsportal. Det er et brugervenligt, moderne miljø, hvor kunden autentificerer sig og takket være en streng rettighedspolitik får eksklusiv adgang kun til sine egne data. I portalen kan kunden selvstændigt vedligeholde sit produktkatalog, definere nye produkter og deres parametre samt kontinuerligt følge med i lagerbeholdningen i realtid. Denne portal fungerer som det primære kontrolpanel for e-handelsforhandlere og erhvervskunder, hvilket gør det muligt for dem at administrere deres varebevægelser uafhængigt og når som helst på døgnet, uden direkte og tidskrævende kommunikation med lageroperatører.
Modtagelse
Varemodtagelse på lageret er det kritiske første skridt i hele forsyningskæden. I systemet starter processen det øjeblik, kunden opretter en forhåndsmeddelelse om forsendelse (ASN – Advanced Shipping Notice) i selvbetjeningsportalen. Dette giver lagermedarbejdere og planlæggere meget vigtig forhåndsinformation om, hvilke varer og i hvilke mængder der vil blive leveret, hvilket gør det muligt at reservere ressourcer i tide. Når den fysiske last ankommer til Omnivas lager, sikrer systemet en struktureret og hurtig modtagelseskontrol. Medarbejderne bruger scannere til at verificere varemængder, og systemet sammenligner automatisk det faktisk modtagne med det, der var angivet i ASN. Efter afsluttet modtagelse genererer platformen opgaver til at placere varerne på de relevante opbevaringssteder og optimerer dermed udnyttelsen af den tilgængelige plads og reolerne maksimalt.
Udlevering
Ordreudførelse og udlevering af varer, også kendt som plukning, er automatiseret for at minimere behandlingstiden pr. ordre. Kunder kan indtaste deres ordrer manuelt via portalen eller helt automatisk gennem vores udviklede API- og webshopintegrationer. Så snart en ny ordre kommer ind i systemet, bliver den straks dirigeret til lagergulvet til plukning. Odoo genererer de mest optimale plukkeruter, hvilket gør det muligt for en enkelt medarbejder at samle varer til flere ordrer på én gang i en logisk rækkefølge og uden unødig gang. Dette efterfølges af pakkefasen, hvor systemet hjælper med at vælge den mest passende emballage og nøjagtigt registrerer den endelige forsendelses vægt og dimensioner.
Levering
Når forsendelsen er forsvarligt pakket, forbereder systemet den automatisk til afsendelse eller levering. Leveringsetiketter samt alle nødvendige følgedokumenter genereres og udskrives. Platformen er direkte og tæt integreret med Omnivas omfattende leveringsnetværk, hvilket betyder en absolut problemfri overførsel af data fra lageret til transportafdelingen. Lageroperatøren behøver blot at placere forsendelsen i det respektive afsendelsesområde. Dermed ser kunden med det samme en ændring af ordrestatussen i sin portal og kan følge med i varens leveringsproces.
Returneringer, rapporter og fakturaer
I den virkelige e-handelsbranche er returnering af varer uundgåelig. Det udviklede system sikrer standardiseret registrering af returnerede varer, dokumentation af deres kvalitetskontrol og tilbageførsel til det aktive lager, eller i tilfælde af beskadigelse – afskrivning. En anden væsentlig komponent i systemet er det omfattende rapporteringsmodul. Forskellige dokumenter, oversigter over lagerbevægelser og historiske data er altid tilgængelige for kunderne i portalen. Derudover redegør platformen automatisk for alle leverede tjenester – den registrerer den anvendte mængde fysisk opbevaring, antallet af behandlede ordrer og ordrelinjer, modtagelsesenheder og operationer. Denne præcise information danner grundlaget for faktureringen, hvilket fuldstændigt automatiserer den komplekse afregningsproces for 3PL-tjenester.
Hvordan vi arbejdede
En Odoo-implementering af denne skala og kompleksitet kræver meget klar planlægning og metodisk udførelse. Lailio-teamet startede projektet med en dybdegående analyse af eksisterende krav og logistikprocesser i samarbejde med Omnivas brancheeksperter. Sammen blev dataflow-modeller og brugerrettighedsmatricer defineret. Forretningsanalysen blev efterfulgt af arkitekturdesign og skabelsen af hurtige prototyper, hvilket gjorde det muligt for kunden rettidigt at validere brugergrænsefladen og kerneprocesserne. Den næste og mest omfattende fase var programmering og tilpasning af Odoo-funktionaliteten, inkorporering af sikkerhedspolitikker og udvikling af komplekse integrationer. Endelig blev der udført grundig testning ved at simulere reelle lagerbelastninger, efterfulgt af en sikker og gradvis implementering af platformen i produktionsmiljøet.
Hvad det giver
Den nyskabte Warehouse-as-a-Service platform ændrer markant tilgangen til lagerstyring og B2B-kundeservice inden for logistik. Den giver e-handelsforhandlere fuld realtidskontrol over deres lager uden behov for at investere i og vedligeholde deres egen fysiske lagerinfrastruktur. Den automatiserede dataudveksling og selvbetjeningsportalen reducerer drastisk risikoen for menneskelige fejl og den administrative byrde for både kunden og tjenesteudbyderen. Til gengæld får tjenesteudbyderen adgang til et skalerbart, hurtigt og stabilt system. Det gør det muligt at styre lagerkapaciteten meget mere effektivt, standardisere alle operationer på gulvet og fuldstændig uden manuelt arbejde registrere alle leverede tjenester med henblik på korrekt fakturering til kunderne.