For en virksomhed, hvis kerneforretning er IT-service og distribution, kræver håndteringen af forretningsprocesser ofte en kompleks jonglering mellem forskellige, uafhængige platforme. I situationer, hvor salgsteamet arbejder i ét system, lageret i et andet, webshoppen fungerer helt isoleret, og IT-serviceanmodninger registreres et helt fjerde sted, opstår der en betydelig datafragmentering. Dette fører til unødvendig dataduplikering, gør det markant sværere at få et samlet overblik over virksomheden og nedsætter på sigt kundeservicehastigheden.
SPX er en virksomhed, hvis daglige arbejde omfatter både distribution af IT-udstyr til en bred kundekreds og levering af fuldcyklus IT-service. For at optimere og strømline interne processer samt skabe et solidt og samlet fundament for fremtidig forretningsvækst, besluttede virksomheden at konsolidere sin IT-infrastruktur ved at skifte til ét integreret forretningsstyringssystem. Som en mangeårig lettisk IT-partner siden 2008, med indgående erfaring i Odoo ERP-implementering, komplekse integrationer og infrastrukturvedligeholdelse, blev Lailio valgt som SPX’s partner til at gennemføre denne omfattende transformation.
Løsningsarkitektur
Projektets hovedformål var at skabe et centraliseret datamiljø, hvor hver forretningsregistrering kun findes i ét eksemplar og er tilgængelig i realtid for alle involverede afdelinger i virksomheden. Løsningsarkitekturen var målrettet baseret på Odoo ERP-platformen, som fuldt ud kan dække alle SPX’s forretningsbehov – fra den allerførste kontakt med kunden til levering af varen, fakturering og teknisk service efter salg.
I stedet for at vedligeholde et dyrt, langsomt og komplekst netværk af integrationer mellem forskellige programmer, blev arkitekturen gjort så enkel som muligt ved at overføre alle kerneprocesser til Odoo-moduler. Det betyder, at kundedatabasen, varekataloget, lagerbeholdningen og den finansielle information er samlet ét sted. En sådan struktur reducerer de daglige vedligeholdelsesomkostninger og eliminerer fuldstændigt datasynkroniseringsfejl. Denne arkitektur er klar til både virksomhedens vækst og højere arbejdsbelastninger.
CRM-migrering fra Salesforce
Tidligere blev SPX’s salgs- og kunderelationsstyringsprocesser organiseret i Salesforce-miljøet. Selvom det utvivlsomt er et kraftfuldt system, var det ineffektivt at vedligeholde det fuldstændig adskilt fra e-handelsplatformen og lagerstyringen. Som en del af Odoo-implementeringen blev der udført en fuld CRM-migrering fra Salesforce til Odoo CRM-modulerne.
Migreringsprocessen omfattede overførsel af kundedata, kontakter, kommunikationshistorik og alle aktive handler, hvilket sikrede fuld kontinuitet i salgsteamets arbejde. Integrationen af Odoo CRM med resten af systemets moduler betyder, at salgsspecialisten nu direkte fra kundekortet straks kan kontrollere varens tilgængelighed på lageret, udarbejde et tilbud, anvende specifikke B2B-rabatter og se alle tidligere interaktioner. Dette omfatter også anmodninger om teknisk support og e-handelskøb, hvilket fremskynder beslutningstagningen betydeligt og gør tilbudsudarbejdelsen langt mere flydende.
E-handel: fra Magento til Odoo
Parallelt med CRM-migreringen var udskiftningen af e-handelsplatformen en væsentlig og strategisk del af projektet. SPX brugte tidligere en Magento-webshop, hvis kontinuerlige synkronisering med regnskabssystemerne krævede unødige ekstra ressourcer. Migreringen fra Magento til Odoo eCommerce gjorde det muligt at omdanne virksomhedens webshop til en naturlig og fuldgyldig del af ERP-systemet.
Nu bruger Odoo eCommerce det samme fælles varekatalog og den samme kundedatabase som det fysiske og B2B-salgsteamet. Hvis lagerbeholdningen eller basisprisen ændres på lageret, afspejles det straks og uden forsinkelse på webshoppen. Det betyder, at risikoen for at sælge en vare til en kunde, som faktisk ikke længere er på lager, forsvinder fuldstændigt. Desuden ser registrerede B2B-kunder, når de logger ind på webshoppen med deres profil, automatisk deres egne individuelle kontraktpriser og kan meget nemt gennemgå deres tidligere ordrehistorik samt downloade fakturaer.
Betaling og levering
For at sikre en fuldgyldig og moderne e-handelsoplevelse samt automatisere ordrebehandlingen på lageret, blev der indbygget flere vigtige integrationer i systemet.
- Decta-integration: For at sikre sikre, hurtige og pålidelige onlinebetalinger blev Decta-betalingssystemet integreret i Odoo-webshoppen. Dette giver kunderne mulighed for nemt at betale for deres køb med betalingskort umiddelbart under checkout-processen.
- Kurertjeneste-integrationer: For at automatisere logistik- og leveringsprocesserne blev der etableret direkte forbindelser til de førende leveringsnetværk: Omniva, Latvijas Pasts, DPD, Unisend og Venipak.
Disse kurerintegrationer giver kunderne mulighed for at vælge den mest bekvemme leveringsmetode direkte i indkøbskurven, og for SPX’s lagermedarbejdere at generere fragtbreve automatisk direkte fra Odoo-systemet. Dette eliminerer fuldstændigt ethvert behov for manuelt at indtaste data i kurerernes portaler.
IT-service og distribution i ét system
IT-service- og distributionsbranchen har meget specifikke og høje krav til varesporbarhed og eftersalgssupport. Odoo’s modularkitektur gør det fremragende muligt at samle disse aspekter i ét økosystem ved at implementere følgende funktioner:
- Salg og tilbud: Hurtig og nem udarbejdelse af kommercielle tilbud.
- B2B- og B2C-priser: Vedligeholdelse af komplekse prislister og rabatmatricer for forskellige kundesegmenter.
- Lager og beholdning med serienumre: Fuld sporbarhed af indgående og udgående varer via serienumre, hvilket er kritisk for at sikre garanti på IT-udstyr.
- Indkøb fra leverandører: Automatiseret genopfyldning af lagerbeholdning og generering af indkøbsordrer til samarbejdspartnere.
- IT-serviceanmodninger (Helpdesk): Registrering og administration af kundesupport-billetter med en praktisk kommunikationshistorik.
- Serviceaftaler og abonnementer: Præcis registrering af IT-serviceaftaler og licensperioder med automatisk fakturering.
- Reparationer og garantier: Håndtering af reparationscyklus for udstyr, sporing af reservedele og hurtig kontrol af garantiperioder via serienummer.
- Feltservice: Planlægning af IT-teknikeres besøg hos kunder og registrering af tidsforbrug på stedet.
- Projekt- og tidsregistrering: Planlægning af store infrastruktur-implementeringsprojekter og registrering af medarbejdernes tidsforbrug.
- Regnskab med lettisk lokalisering og e-fakturaer: Fuld finansiel bogføring i overensstemmelse med lokal lovgivning, integreret e-faktura-håndtering og rapportering.
- Rapporter: Tilpassede dashboards til forretningsanalyse på alle niveauer af virksomheden.
Sådan arbejdede vi
Udskiftningen af ethvert ERP-forretningssystem er en ansvarsfuld proces, så i samarbejdet med SPX brugte vi en meget struktureret og trinvis tilgang:
- Analyse og planlægning: En detaljeret undersøgelse af SPX’s eksisterende processer, kortlægning af datastrømme og definition af den nye Odoo-systems arkitektur.
- Systemopsætning: Et sikkert Odoo-miljø blev etableret, nødvendige moduler blev installeret, og den lettiske lokalisering blev konfigureret.
- Datamigrering: Omhyggelig og gradvis datamigrering fra Salesforce og Magento, hvilket sikrede maksimal datarenhed og nøjagtighed før lancering.
- Integrationsudvikling: Oprettelse og test af sikre forbindelser med Decta-betalingsgatewayen og alle nødvendige kurertjenester.
- Træning og test: Fælles test af systemet i virkelige daglige brugsscenarier og medarbejdertræning for at sikre en glidende og klar overgang til det nye miljø.
- Lancering og support: Lancering af systemet i produktionsmiljø og support i de første arbejdsuger.
Hvad det giver virksomheden
En overgang af denne skala til et fuldt samlet ERP- og e-handelssystem ændrer måden, hvorpå virksomheden opererer og administrerer sine ressourcer på. SPX får én pålidelig kilde til sandhed for alle sine forretningsdata. Dette betyder betydeligt mindre manuelt arbejde, som tidligere blev brugt på at indtaste data fra ét system til et andet, og en markant reduceret risiko for menneskelige fejl.
Som følge heraf bliver kundeservicen fuldstændig gennemsigtig og hurtigere – fra det øjeblik kunden afgiver en ordre på webshoppen, til udstyret er leveret og registreret i en serviceaftale. Desuden betyder en samlet arkitektur meget lettere skalerbarhed i fremtiden, hvilket giver SPX mulighed for hurtigt at tilføje nye tjenester eller salgskanaler uden behov for radikalt at ombygge sin grundlæggende IT-infrastruktur. Et samlet system giver virksomheden mulighed for at fokusere på sin kerneforretning – IT-service og distribution.